Cách thiết lập KPI thành công phụ thuộc 90% vào tư duy

“Cách thiết lập KPI” là từ khóa được nhiều công ty tìm kiếm trong thời gian gần đây. Và chẳng mấy khó khăn, mọi người được truyền tay nhau công thức thiết lập KPI có sẵn và áp dụng ngay vào doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, tỷ lệ thành công chưa đến 20%. Lý do vì sao? Hãy cùng tìm hiểu bên dưới nhé!
 

3 lý do chủ chốt khiến các cách thiết lập KPI thất bại

KPI – Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá hiệu suất của cá nhân và doanh nghiệp, do đó, nó được xem như 1 trong những công cụ quyền năng giúp công ty định hướng và tập trung vào mục tiêu chiến lược.
cách thiết lập KPI dẫn đến thất bại hay thành công cho hệ thống
Cách thiết lập KPI dẫn đến thất bại hay thành công cho cả hệ thống
 
Tuy nhiên, thực tế áp dụng các cách thiết lập KPI tại các doanh nghiệp thì tỷ lệ thành công không cao trong việc nâng cao hiệu suất, thậm chí còn gây tâm lý nặng nề và không thiện cảm trong khi thực thi. 
 
Có rất nhiều nguyên nhân như hệ thống KPI quá rườm rà và cứng nhắc, không có nhân sự triển khai, lãnh đạo không quyết tâm đến cùng, KPI không gắn kết giữa chiến lược công ty với các bộ phận,…
 
Trong đó, 3 lý do then chốt dẫn đến thất bại trong hầu hết các cách thiết lập KPI được các chuyên gia tổng hợp là:

1. Xem KPI là công cụ kiểm soát nhân viên

Đây là lý do thất bại hàng đầu trong triển khai KPI tại doanh nghiệp. 
 
Đầu mỗi kỳ (tháng/ quý/ năm), hầu như các bộ KPI được gửi đến từng vị trí công việc được xem là mệnh lệnh áp đặt từ trên xuống. Nhiệm vụ của nhân viên chỉ là thực thi và đối phó đủ để hưởng lương, thưởng. Ngoài tiền ra, họ không có nhiều động lực khác để làm nhiệm vụ mỗi ngày.

Thiết lập KPI chỉ để theo dõi là cách dẫn đến thất bại hàng đầu

Thiết lập KPI chỉ để theo dõi là cách dẫn đến thất bại hàng đầu

Sau đó là chuỗi ngày mệt mỏi để giám sát mức độ hoàn thành chỉ tiêu của nhân viên; thiếu thì thúc ép sao cho đạt cho bằng được; thừa thì có khi cả nhân viên và cấp quản lý cũng không vui vẻ gì vì chỉ tiêu năm sau sẽ dựa trên số vượt mà được giao cao hơn năm trước.
 
Cuối cùng, thiệt hại lại rơi vào chính công ty, do nhân viên không đủ nhiệt tình để đột phá, sáng tạo và mong muốn công ty tăng trưởng vượt bậc. Ngoài ra, chỉ vì quá chăm chú vào thành tích của từng năm, có thể phát sinh những tiêu cực như gian dối và chơi xấu nhau để mong đạt con số tiền thưởng tối đa.

2. Không đồng nhất suy nghĩ về cách thiết lập KPI trong nội bộ

Từ phân tích về lý do thất bại đầu tiên cũng hé lộ lý do thứ hai là ban lãnh đạo công ty không có cùng suy nghĩ với đội ngũ thực thi về thiết lập KPI .
 
Ban lãnh đạo thường hay nghĩ về bức tranh tươi sáng của doanh nghiệp qua từng cột mốc thời gian nhưng họ không truyền tải hết khát khao đến đội ngũ thực thi. Họ chỉ giao con số và để mọi người tự thực hiện.
 
Trong khi đó, đội ngũ thực thi chỉ thực hiện nhiệm vụ mà công ty giao chứ không phải là việc họ mong muốn làm vì họ không thấy được việc họ làm có ảnh hưởng thế nào đến cuộc đời họ, ngoài tiền.
Không đồng nhất suy nghĩ trong cách thiết lập KPI gây mâu thuẫn
Không đồng nhất suy nghĩ trong cách thiết lập KPI gây mâu thuẫn nội bộ
 
Thế nhưng, mục đích ra đời và tồn tại lâu dài của một công ty không phải chỉ vì tiền. Nó còn là khát vọng cung cấp điều tốt đẹp qua sản phẩm – dịch vụ (Google, Zappos), cải tiến cái lạc hậu thành cái mới tân tiến và tiện nghi hơn (Uber, AirBnB), tìm kiếm một nơi ở mới cho con người (Tesla),….
 
Do đó, ban lãnh đạo và nhân viên không đồng nhất suy nghĩ con đường phát triển thì công ty khó có thể đạt được kỳ vọng vì không phát huy được sức mạnh của tập thể.
 

3. Không có sự tương quan cách thiết lập KPI giữa các bộ phận 

Ngoài ra, lý do nhức nhối nữa là các bộ KPI giữa các bộ phận không có tính liên kết với nhau. Đó hệ quả của việc sao chép hệ thống KPI được thiết lập theo công thức đại trà và người triển khai chưa đủ khả năng nhận biết mối liên hệ giữa các bộ phận.
 
Chẳng hạn như, bộ KPI của bộ phận bán hàng dĩ nhiên là có doanh số bán hàng và số lượng khách hàng phát triển mới, tỷ lệ giữ chân khách hàng, tỷ lệ phàn nàn của khách hàng, mức độ hài lòng của khách hàng,….

Các bộ phận không phối hợp cũng là 1 cách thiết lập KPI thất bại

Các bộ phận không phối hợp cũng là 1 cách thiết lập KPI thất bại

Liên quan đến 1 khách hàng thì còn phải kể đến bộ phận chăm sóc khách hàng, kế toán – tài chính, kỹ thuật:
  • Bộ phận chăm sóc khách hàng bắt buộc phải có chỉ tiêu “mức độ hài lòng của khách hàng”, “tỷ lệ giữ chân khách hàng”.
  • Bộ phận kế toán – tài chính phải có “mức độ hài lòng của nội bộ” (để đánh giá sự hỗ trợ của họ trong việc thu chi cho bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng), “tốc độ xử lý các phàn nàn có liên quan đến tiền”.
  • Bộ phận kỹ thuật phải được giao “mức độ hài lòng của khách hàng khi được lắp đặt” , “tốc độ xử lý đơn hàng”, “tốc độ xử lý bảo hành, bảo trì”,…        
Do đó, đừng chỉ vì chức năng chuyên môn mà bỏ qua các chức năng hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận. Tính không đồng nhất sẽ mang đến hệ lụy là việc ai nấy làm và tính liên tục trong hành trình phục vụ khách hàng bị đứt đoạn, tạo sơ hở cho đối thủ nhảy vào những đoạn gãy vỡ và làm tốt hơn công ty. 
 
Qua phân tích cả 3 cách để thất bại khi thiết lập KPI, mấu chốt nằm đều nằm ở tư duy của nhà lãnh đạo:
  • Tư duy chỉ nhắm vào kết quả cuối cùng.
  • Tư duy sợ sai, không chịu lắng nghe.
  • Tư duy cứng nhắc chỉ cho rằng mỗi bộ phận chỉ thực hiện co cụm 1 chức năng. 

2 kiểu tư duy trong cách thiết lập KPI

Những kiểu tư duy dẫn đến sai lầm trong cách thiết lập KPI để trên vô tình đều rơi vào kiểu tư duy cố định được quyển sách “Tâm lý học thành công (Mindset: The new psychology of success) của Carol Dweck.  

Tư duy phát triển dẫn đến cách thiết lập KPI thành công

Sức mạnh của niềm tin phát huy tiềm năng và khả năng thành công

1. Tư duy cố định (Fixed Mindset)

Một “tư duy cố định” tức là chúng ta giả định tính cách, trí thông minh và khả năng sáng tạo là những yếu tố bẩm sinh và không thể thay đổi theo thời gian. 
 
Nó mặc định chúng ta không cần phải cố gắng nếu chúng ta có sẵn tố chất. Do đó, nếu chúng ta thất bại cũng đồng nghĩa với việc chúng ta không thông minh hoặc không đủ tài năng để lãnh đạo, kinh doanh hay làm bất cứ việc gì khác. 
 
Và mọi người xung quanh với tư duy cố định, cũng sẽ đánh giá theo thành tích mà chúng ta đạt được, chứ không quan tâm đến hành trình để đạt được thành công đó. Thành tích tốt thì hết lời khen thưởng, thành tích tệ thì bị chê bai chứ không giúp chỉnh sửa cách làm để cải thiện kết quả, cũng chỉ bởi vì họ tin rằng đã thất bại tức là không đủ năng lực làm lại để thành công.
 
Nên, thất bại là được xem dấu chấm hết đối với nhà lãnh đạo cũng như nhân viên:
 
  • Nhà lãnh đạo:
    • Thường áp dụng máy móc áp dụng hệ thống KPI theo công thức sẵn của ai đó được cho rằng đã thành công, vì sợ thất bại nếu cải tiến và chỉnh sửa cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
    • Muốn chứng minh mình đúng nên bắt buộc nhân viên phải đạt những con số mà mình muốn mà không biết động viên và giúp đỡ họ làm sao cho phù hợp để đạt kết quả tối ưu. Khi lỡ thành tích không đạt, lại tìm cách đổ lỗi cho đội ngũ nhân viên của chính mình bởi vì sợ bị đánh giá là thất bại.
  • Nhân viên:
    • Sợ sai, sợ bị đánh giá là không đủ năng lực nên âm thầm làm theo cách của mình, dù không ra kết quả đột phá vẫn không chịu học hỏi, đề xuất cải tiến các chỉ số KPI phù hợp hơn.
    • Đôi khi, gian lận để chứng minh năng lực. Và cũng như sếp mình, khi lỡ mắc sai lầm, họ lại tiếp tục đổ lỗi cho người khác, cho sếp mình, để che đậy những mặt hạn chế của bản thân.

Tâm thế khác nhau dẫn đến cách thiết lập KPI cũng khác nhau

Tâm thế khác nhau dẫn đến cách thiết lập KPI cũng khác nhau

2. Tư duy phát triển (Growth Mindset)

Một kiểu tư duy khác là “tư duy phát triển”.
 
Những người có kiểu tư duy này cho rằng năng lực được phát triển theo thời gian thông qua thực hành, nghiên cứu và nỗ lực không ngừng nghỉ. 
 
  • Vì tính bền bỉ và kiên trì, họ sẵn sàng đón nhận những sai lầm, học từ cái sai và làm lại hết lần này đến lần khác.   
  • Vì nỗ lực không ngừng, không có giới hạn nào ngăn cản họ tiếp tục phát triển hết lần này đến lần khác.
Vậy nên, những con số doanh thu, lợi nhuận hành năm đâu thể ngăn cản họ tiếp tục tăng trưởng?
 
Ngoài ra, với tư duy phát triển, họ cũng không giới hạn khả năng của bất kỳ ai trong công ty. Ai cũng có thể làm tốt bất cứ việc gì nếu chịu khó học hỏi và cả công ty kết nối chặt chẽ với nhau thông qua học tập để làm sao thực hiện một mục đích làm cho công ty ngày càng tốt đẹp hơn để tất cả mọi người có cuộc sống tốt đẹp hơn.
   
Sayta Nadella, giám đốc điều hành của Microsoft đã chuyển đổi từ tư duy cố định sang tư duy phát triển cho toàn bộ công ty và biến môi trường làm việc của Microsoft từ “biết tất cả” sang “học được tất cả”. Nhờ vậy mà Microsoft đã tồn tại qua gần nửa thế kỷ, mặc biết bao làn sóng đổi mới, sáng tạo trong thế giới công nghệ đầy biến đổi khắc nghiệt.
 

Sayta Nadella thiết lập KPI với tư duy học tất cả tại Microsoft

Sayta Nadella thiết lập KPI với tư duy “học tất cả” tại Microsoft

 

1 cách thống nhất tư duy trong cách thiết lập KPI

Carol Dweck đã chỉ ra bí quyết để thành công dù là cấp độ quản lý hay nhân viên không chỉ trong cách thiết lập KPI mà còn trong bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp. Đó là phát triển tư duy phát triển trong toàn thể doanh nghiệp.
 
Vậy làm cách nào để đồng nhất tư duy phát triển toàn diện?
 
Công cụ mạnh nhất có thể được áp dụng chính là văn hóa doanh nghiệp.
 
Văn hóa sáng tạo, học hỏi không ngừng nghỉ là chìa khóa nhằm:
  • Cởi bỏ tâm lý đòi hỏi phải đúng ngày từ đầu khi thiết lập KPI;
  • Liên tục cải tiến hệ thống KPI sao cho phù hợp;
  • Ghi nhận, nâng đỡ mọi sự cố gắng đóng góp cho tổ chức.

Văn hóa sáng tạo là cách cải tiến trong thiết lập KPI

Văn hóa sáng tạo là cách cải tiến trong thiết lập KPI

Để làm được điều đó, bắt đầu từ những người điều hành. Ông chủ mạnh mẽ, quyết liệt và bền bỉ trong công cuộc xây dựng, duy trì và phát huy nền văn hóa học tập, thì nhân viên cấp dưới được động viên và truyền cảm hứng sẽ có niềm tin phù hợp và gắn bó lâu dài trong tổ chức bằng sự kiên trì cải thiện năng lực. 
 
Thực tế đã chứng minh bằng một cuộc khảo sát gần đây của LinkedIn cho thấy mọi người thà được trả lương thấp hơn (65%) và bỏ qua chức danh yêu thích (26%) hơn là đối phó với môi trường làm việc tồi tệ.
 
Như vậy, hãy bắt đầu bằng xây dựng niềm tin rằng sẽ các nhiều cách thành công trong việc thiết lập KPI và cả công ty cùng nhau học hỏi để hoàn thiện dần hệ thống KPI.
 
Sau đó là bắt tay vào các hành động cụ thể để xây dựng các bộ chỉ tiêu KPI và các chỉ dẫn kèm theo;
Kế đến là cùng nhau chiêm nghiệm, rút ra bài học để có thể cải tiến cho phù hợp. Quan trọng là dũng cảm đối mặt và học hỏi từ sai lầm nếu có xảy ra.
 
Cuối cùng lại là tiếp tục củng cố niềm tin và triển khai kế hoạch hành động theo cách mới hoặc theo thời kỳ mới.

cách thiết lập KPI với 5 bước

Cách thiết lập KPI với 5 bước

Chú ý:
Trong từng giai đoạn, trao đổi, uốn nắn chân thành, ghi nhận sự cố gắng và tạo động lực là điều cần thiết để mọi người trong toàn công ty cởi mở, thẳng thắn, sẵn sàng đổi mới cho mục tiêu chung.
 
Bài viết chỉ dừng lại ở cách tư duy khi thiết lập KPI theo xu hướng thống nhất trong toàn thể công ty về tinh thần sẵn sàng đổi mới, sáng tạo, cùng chung một một đích làm cho công ty ngày càng tốt hơn và cuộc sống của cá nhân trong công ty cũng ngày càng tốt hơn. Ngoài ra, để hệ thống KPI vận hành hiệu quả thì cần thêm các bước tiếp theo đó là hành động, chiêm nghiệm, rút bài học và điều chỉnh. 
 
Bạn có thể tìm hiểu tiếp tục tìm hiểu cách thiết lập KPI thành công qua các bài đọc tiếp theo tại đây
 
——–
 
Đây là bài viết CHIA SẺ GIÁ TRỊ và KẾT NỐI CỘNG ĐỒNG CÁC NHÀ KHỞI NGHIỆP CHUYÊN NGHIỆP của VINALINK. Để đồng hành cùng chúng tôi, mời bạn tham gia group….để hướng đến một nhà khởi nghiệp thành công.
  

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.