[Tuyệt chiêu] Đánh giá và lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp 2021

Thông qua sự kiện một doanh nghiệp có thể đạt được nhiều mục tiêu như quảng bá thương hiệu, tri ân khách hàng, giới thiệu sản phẩm… Vì vậy việc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín sẽ giải pháp tốt nhất mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Làm thế nào để bạn có thể lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp đề ra để vừa sử dụng đúng ngân sách và đạt mục tiêu đề ra? Hãy cùng tham khảo những kinh nghiệm hữu ích dưới đây bạn nhé.

Quy trình quản lý của một công ty tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

Quy trình quản lý sự kiện là quá trình phối hợp giữa các bên để thực hiện sự kiện đúng mục tiêu và hiệu quả. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường có những kinh nghiệm rất tốt về mặt nhân sự và cả mối quan hệ để hoàn thành sự kiện đúng mục tiêu.

Có rất nhiều nghiệp vụ cần quản lý như:

• Xây dựng mục tiêu và thông điệp cho sự kiện
• Lập ngân sách sự kiện
• Lên lịch sự kiện
• Thuê địa chỉ
• Sắp xếp các dịch vụ ăn uống, vận chuyển, dịch vụ đi kèm.
• Gửi lời mới đến khách mời và tiếp nhận phản hồi
• Quản lý và xử lý các giấy tờ, hợp đồng với các bên thuê ngoài
• Làm việc với các đơn vị khách mời, KOL
• Thực hiện sự kiện diễn ra theo đúng kịch bản
• Quản lý rủi ro và xử lý các sự cố.

Mỗi một sự kiện đều có tính chất khác nhau vì vậy công ty tổ chức sự kiện phải có nhiều kỹ năng khác nhau. Đặc biệt những công ty càng nhiều năm và có quản lý giỏi thì sự thành công của sự kiện càng lớn. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp, cá nhân lựa chọn thuê ngoài những công ty tổ chức sự kiện.

Các bước làm việc với những công ty tổ chức sự kiện như thế nào?

Sau khi bạn liên hệ được với một công ty tổ chức sự kiện bước tiếp theo bạn sẽ có những bước cơ bản như sau.

1. Làm việc với người quản lý sự kiện.

Người quản lý sự kiện đóng vai trò quan trọng bậc nhất để hướng đến một sự kiện thành công.
Bước này bạn sẽ được tư vấn bởi một quản lý sự kiện. Họ sẽ lắng nghe những yêu cầu của bạn về mục tiêu, thông điệp của sự kiện. Sau đó họ sẽ đưa ra những đề xuất cho các bạn các lựa chọn ví dụ như ngân sách để phù hợp với nhu cầu hay túi tiền của bạn.

2. Thông nhất thời điểm và tổ chức sự kiện.

Bạn cần thống nhất lịch tổ chức sự kiện sớm nhất cho quan lý để sớm có những phương án và có địa điểm tổ chức sự kiện. Một người quản lý giỏi hay một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ làm việc rất chặt chẽ với bạn ở mọi giai đoạn, thường xuyên cập nhật tình hình, tiến độ của sự kiện. Điều này sẽ giúp cho sự kiện hoàn thiện hơn vì có sự trao đổi kịp thời.

Các giai đoạn của một sự kiện sẽ là trước sự kiện, trong sự kiện, sau sự kiện.
Phía công ty tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ gửi thư mời và tiếp nhận phản hổi của những khách mời về thông tin của họ.

Cách chọn một công ty tổ chức sự kiện phù hợp

1. Lịch sử phát triển của công ty tổ chức sự kiện.

Công ty tổ chức sự kiện có lịch sử phát triển lâu đời thì càng uy tín và dày kinh nghiệm. Họ đã trải qua nhiều khó khăn để duy trì đến ngày hôm nay tức là lượng khách hàng của họ đã phục vụ là rất nhiều.

2. Sở trường của công ty tổ chức sự kiện.

Bạn cần xác định công ty tổ chức sự kiện với chuyên môn phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Mỗi một công ty tổ chức sự kiện sẽ có chuyên môn tốt nhất về một mảng. Vì vậy bạn cần tìm hiểu đâu là chuyên môn tốt nhất của họ. Ví dụ như tổ chức tiệc cưới, lễ ra mắt sản phẩm, sự kiện âm nhạc… Vì vậy bạn phải nghiên cứu các công ty tổ chức sự kiện, những người chuyên quản lý các sự kiện của công ty. Họ sẽ có những ý tưởng tốt nhất cho những yêu cầu của bạn.

3. Nghiên cứu website và đánh giá của khách hàng về công ty tổ chức sự kiện.

Có thể bạn sẽ nghe được một vài thông tin về công ty tổ chức sự kiện nhưng hay nghe những đánh giá của khách hàng về chính công ty đó. Họ sẽ đưa ra những lời chứng thực tốt nhất để bạn có thể dễ dàng lựa chọn hơn. Trên website của công ty họ sẽ có những sự kiện của công ty đã làm là gì? Những video về cac sự kiện họ đã tổ chức. Họ có minh bạch về mặt thông tin và đánh giá của khách hàng hay không?

Nếu nhiều người đánh giá tốt và được giới thiệu từ người này qua người khác thì họ đã là một công ty an toàn để lựa chọn.

4. Nhà cung cấp của các công ty tổ chức sự kiện.

Những công ty uy tín thường sẽ hợp tác với những đối tác uy tín. Bạn có thể xem những địa điểm mà công ty thường xuyên hợp tác tổ chức hay những đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống mà họ sử dụng. Nếu những nhà cung cấp đó có chất lượng cao, đây là một điểm cộng rất lớn cho thấy sẽ đảm bảo cho sự kiện của bạn được thành công.

5. Giấy tờ pháp lý và bảo hiểm của công ty tổ chức sự kiện

Bảo hiểu thường là những thứ mà chúng ta bỏ qua vì mỗi một sự kiện sẽ cần phải có một sự đảm bảo nhất đinh. Các công ty tổ chức sự kiện 4 sao trở lên đều bắt buộc phải có bảo hiểm khác nhau như:

• Bảo hiểm trách nhiệm công cộng. Bảo hiểm này sẽ bảo vệ cho người thuê công ty tổ chức sự kiện về mặt tài sản và thương hiệu.
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp. Nếu có bất kỳ sự cố gì xảy ra bạn sẽ được hoàn trả lại tiền và có thể được bồi thường nếu những dịch vụ cam kết không được thực hiện từ phía công ty tổ chức sự kiện.

6. Niềm tin của bạn về công ty tổ chức sự kiện.

Thật ra khi giao cho một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bên ngoài thì bạn sẽ phải xác định niềm tin của mình đặt vào công ty đó là hoàn toàn chính xác. Bạn sẽ làm việc chặt chẽ với đội nhóm tổ chức sự kiện công ty trong những tuần và tháng trước khi sự kiện diễn ra. Trong quá trình này chắc chắn sẽ có sự xung đột và căng thẳng.

Nếu bạn thích và có sự tin tưởng vào người quản lý sự kiện thì đó là một lợi thế rất lớn để tiến hành lựa chọn công ty tổ chức sự kiện bạn đang tìm kiến.

Lời kết:

Với một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp họ sẽ là một đơn vị hỗ trợ cho thành công sự kiện của bạn vì vậy hãy luôn có sự cân nhắc chính xác khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín nhất.
Những kinh nghiệm trên bạn có thể tham khảo để luôn thành công trong những sự kiện tổ chức cho công ty của mình.