Xem ngay 5 Bí kíp lựa chọn Địa điểm tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp năm 2021

I. Lựa chọn Địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với ngân sách và tính chất sự kiện.

Trước khi tìm kiếm địa điểm phù hợp, bạn cần xác định trước các các yếu tố sau:

Xác định loại hình sự kiện sẽ triển khai

Xác định được đối tượng khách sẽ tham dự sự kiện

Với mỗi đối tượng khách mời khác nhau, không gian tổ chức cũng sẽ khác nhau:

Một sự kiện mà khách mời là cách doanh nhân thành đạt, cần phải tổ chức ở trung tâm hội nghị cao cấp. Sự kiện dành cho trẻ em sẽ ưu tiện chọn những địa điểm ngoài trời hoặc khu vui chơi cho các bé.

Xem xét quy mô sự kiện và lựa chọn không gian phù hợp nhất

Quy mô sự kiện cần được tính toán kỹ lưỡng để địa điểm tổ chức sự kiện không quá rộng, cũng không quá chật chội. Vừa tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo không gian thoải mái nhất cho khách mời tham dự. Đặc biệt với các sự kiện mở cửa tự do, số lượng khách có thể tăng giảm thì việc tính toán và lựa chọn không gian để tổ chức sự kiện càng phải được tính toán chi tiết.

Có nên Lựa chọn tổ chức trọn gói? 

Lợi ích của việc lựa chọn tổ chức trọn gói:

• Tiết kiệm thời gian: Các đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói sẽ lên kế hoạch kịch bản chi tiết, doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra, đánh giá và nêu ra những sửa đổi theo ý muốn.
• Chi phí cố định: Ký Hợp đồng với 1 đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói sẽ có một chi phí cố định, bạn sẽ không phải lo các chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Các các hạn chế gặp phải:

• Nếu không tìm hiểu kỹ đơn vị tổ chức trọn gói, bạn có thể sẽ gặp đơn vị thiếu chuyên môn, dẫn đến quá trình tổ chức sự kiện không được như ý.
• Khó triển khai đúng ý tưởng: Do đã ký hợp đồng trọn gói, việc triển khai ý tưởng sẽ do bên tổ chức sắp xếp, bạn chỉ có thể hy vọng kế hoạch được triển khai như ý muốn.

II. Lựa chọn Địa điểm tổ chức sự kiện có vị trí thuận lợi

III. Khảo sát dịch vụ và tiện ích đi kèm tại địa điểm tổ chức sự kiện

Khảo sát thiết kế không gian tổ chức sự kiện.

• Phong cách, bố cục thiết kế của không gian.
• Màu sắc chủ đạo của địa điểm.
• Chiều cao và rộng của sân khấu có phù hợp với ý tưởng triển khai.
• Cách bố trí sân khấu có gây khó khăn gì cho chương trình hay không.

Các tiêu chí an ninh, an toàn, dễ thoát hiểm.

Bạn cũng cần đặc biệt lưu ý đến mức độ an toàn của nơi tổ chức sự kiện cho những người tham dự. Tìm hiểu kỹ công tác triển khai an ninh, các dịch vụ bảo vệ, các các vận dụng liên quan tới công tác phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm, cách sơ tán khi xảy ra sự cố. Ngoài ra cũng nên quan tâm tới các cơ quan như đồn cảnh sát, bệnh viện xung quanh để có thể ứng phó khi gặp tình huống khẩn cấp

Tìm hiểu trang thiết bị và các dịch vụ tiện ích tại địa điểm tổ chức.

Tìm hiểu các vấn đề liên quan tới vệ sinh.

Bạn cần lưu tâm tới các địa điểm tổ chức sự kiện có chất lượng vệ sinh tốt, có đội ngũ nhân viên vệ sinh luôn sẵn sàng dọn dẹp. Không gian sạch sẽ, gọn gàng sẽ luôn là một điểm cộng lớn trong mắt các khách mời tham dự.

Có khu vực nghỉ ngơi cho nhân viên.

Trong các sự kiện diễn ra, đội ngũ nhân viên hỗ trợ là những người hoạt động liên tục, thậm chí có những sự kiện diễn ra nhiều ngày. Hãy đảm bảo nhân viên luôn có một nơi nghỉ ngơi tốt để sự kiện diễn ra được suôn sẻ nhất có thể.

IV. Tìm hiểu các điều khoản hợp đồng cần ký kết với đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Tham khảo biểu giá các dịch vụ.

Bạn nên tìm hiểu, tham khảo và so sánh giá dịch vụ của nhiều đơn vị khác nhau trước khi quyết định địa điểm tổ chức sự kiện nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Qua đó cũng sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt được khung giá dịch vụ cụ thể và tính toán ngân sách phù hợp trước khi lên kế hoạch tổ chức.

Các quy định tại địa điểm tổ chức sự kiện.

Mỗi địa điểm tổ chức sự kiện đều sẽ có một quy định riêng, những quy định này bao gồm: các giấy phép tổ chức, các quy định về việc chụp ảnh, quay phim, bản quyền hình ảnh, âm thanh, quy định tiếng ồn, quyền hạn sửa đổi không gian, trang trí, quy định về quảng cáo hay không cho phép mang thực phẩm, đồ uống từ bên ngoài vào… là những điều bạn nên tìm hiểu kỹ trước khi ký hợp đồng.

Các điều khoản đặt cọc, thanh toán và những phát sinh trong quá trình tổ chức.

• Đặt cọc bao nhiêu.
• Thời gian đặt cọc và bồi thường nếu hủy sự kiện.
• Các điều khoản về thanh toán chi phí.
• Thời gian cho phép setup trước khi diễn ra và dọn dẹp sau khi diễn ra sự kiện.
• Quyền lợi và nghĩa vụ mỗi bên trong hợp đồng.
• Các quy định về chi phí và công việc phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Chi phí và thỏa thuận đền bù khi xảy ra sự cố hay sự việc ngoài mong muốn.

V. Đánh giá sự chuyên nghiệp của đơn vị quản lý địa điểm tổ chức sự kiện

Hiện nay, hầu hết các đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện đều đầy đủ các dịch vụ trọn gói cho tất cả các loại sự kiện. Tuy nhiên sự chuyên nghiệp của các đơn vị lại ở các mức độ khác nhau. Sau đây là các tiêu chí đánh giá một đơn vị tổ chức sự kiện có chuyên nghiệp hay không.

Chi tiết trong tư vấn kế hoạch tổ chức sự kiện.

Một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, uy tín sẽ hiểu rõ tất cả  các quy trình để có một sự kiện thành công, họ sẽ đưa ra cho bạn những lựa chọn ưu việt nhất giúp tối ưu ngân sách và nhân lực, các tiến trình thực hiện giúp tiết kiệm thời gian cho bạn, cảnh báo bạn những rủi ro có thể xảy ra và các phương án dự phòng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Các đối tác cung cấp các dịch vụ đi kèm chuyên nghiệp