Nội dung chính của bài viết
Có những tiêu chí nào để lựa chọn và đánh giá một không gian tổ chức triển lãm lý tưởng giúp bạn tiết kiệm chi phí, đem lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và tạo ra những trải nghiệm thú vị cho khách tham dự? Có bao nhiêu loại chi phí khi tổ chức một sự kiện triển lãm? Ở đâu cho thuê không gian tổ chức sự kiện triển lãm giá rẻ và uy tín nhất hiện nay? Eventbook sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi trên.
Tiêu chí đánh giá địa điểm cho thuê không gian tổ chức triển lãm giá rẻ, uy tín và chất lượng
1. Thuê không gian phù hợp với loại hình triển lãm
Triển lãm có hai loại hình: Triển lãm thương mại và triển lãm phi thương mại. Từng loại hình triển lãm sẽ cần không gian tổ chức sự kiện khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm, mục đích và yêu cầu.
Cụ thể, theo wikipedia, triển lãm thương mại là “một loại hình hoạt động xúc tiến thương mại, đó là việc trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ của các thương nhân”. Do đó, với triển lãm thương mại, không gian tổ chức cần phải đủ lớn, rộng, có bãi đỗ xe, an ninh đảm bảo.
2. Diện tích không gian cần phù hợp với số lượng khách mời
Bạn cần phải lên một danh sách khách mời và khách đăng ký tham dự triển lãm, tính toán số lượng cụ thể để lựa chọn một địa điểm tổ chức triển lãm có sức chứa và diện tích phù hợp.
Nếu số lượng khách tham dự ít, không nên chọn những không gian quá rộng rãi vì chi phí thuê địa điểm cao, lại không thực sự cần thiết. Nhưng nếu số lượng khách mời nhiều, không gian nơi tổ chức triển lãm không nên chật chội bởi nó sẽ tạo cảm giác tù túng, khó chịu cho khách tham dự.
3. Không gian tổ chức cần phù hợp với chủ đề của buổi triển lãm
Bạn sẽ tổ chức triển lãm theo chủ đề gì? Triển lãm tranh, triển lãm các tác phẩm nghệ thuật, công nghệ hay các sản phẩm hàng thủ công mỹ nghệ? Tuỳ vào chủ đề của buổi triển lãm, nhu cầu về không gian tổ chức cũng sẽ khác nhau.
Cụ thể, với triển lãm tranh, bạn nên chọn không gian kín trong nhà với cách trang trí, sắp xếp phù hợp với chủ đề bộ sưu tập các tác phẩm của hoạ sĩ. Nếu là triển lãm hàng thủ công mỹ nghệ, không gian ngoài trời sẽ mang lại cho khách tham dự những trải nghiệm tuyệt vời và thú vị.
4. Bãi đỗ xe rộng rãi
Sẽ chẳng ai hài lòng khi phải đi xa tìm chỗ đỗ xe khi đến nơi tổ chức sự kiện triển lãm. Do đó, một bãi đậu xe đủ rộng rãi và an toàn cho tất cả khách mời chính là yếu tố quan trọng để quyết định sự thành công của một buổi triển lãm.
5. Trang thiết bị đầy đủ
Trung tâm tổ chức sự kiện triển lãm mà bạn chọn cần có đủ cơ sở vật chất và trang thiết bị như dàn âm thanh, ánh sáng, bàn ghế… Thiếu một trong những thứ đó đều khiến buổi triển lãm sẽ không trọn vẹn.
Có bao nhiêu loại chi phí khi tổ chức sự kiện triển lãm
Tổ chức sự kiện triển lãm sẽ gồm các loại chi phí sau:
- Chi phí thiết kế gian hàng triển lãm
- Chi phí thuê địa điểm
- Chi phí cho gian hàng
- Chi phí thuê ngoài thiết kế gian hàng hội chợ
- Chi phí quản lý và dịch vụ
- Chi phí trang trí nội thất cho gian hàng
- Chi phí bảo hiểm hoặc thuê kho lưu trữ
- Chi phí vận chuyển vật liệu và sản phẩm trưng bày
- Chi phí nhân sự
- Chi phí đồng phục
- Chi phí ăn uống
- Chi phí truyền thông
- Chi phí họp báo
- Chi phí sản xuất ấn phẩm, hàng mẫu
- Chi phí quà tặng
- Chi phí hoạt động sự kiện
- Chi phí tài trợ
Khi thuê các công ty hoặc trung tâm tổ chức sự kiện triển lãm, bạn cần hỏi kỹ báo giá chi tiết trước khi đưa ra quyết định. Tuỳ thuộc vào dịch vụ và hạng mục bạn chọn, các công ty thường có khung giá áp dụng khác nhau.
5 địa điểm cho thuê không gian tổ chức sự kiện giá rẻ nhất tại Hà Nội
1. Trung tâm tiệc cưới Forevermark
- 3.800.000 – 6.500.000 đồng
- Địa chỉ: 614 đường Lạc Long Quân, Nhật Tân, quận Tây Hồ, Hà Nội
Mang phong cách kiến trúc hài hoà và tinh tế giữa Ả Rập và Châu Âu, Trung tâm tiệc cưới Forevermark sở hữu không gian sang trọng, trang nhã. Với trang thiết bị hiện đại, bãi đỗ xe rộng rãi, hệ thống các sảnh lớn với sức chưa lên tới hàng trăm, hàng nghìn người, Forevermark là một trong những địa điểm cho thuê không gian tổ chức triển lãm giá rẻ nhất tại Hà Nội mà bạn không thể bỏ qua.
2. Luxury Garden Office
- Địa chỉ: D2, Tầng 3 – Tháp A, Phố Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội
THE VUON – Luxury Garden Office là một coworking không gian làm việc chung và tổ chức sự kiện, hội thảo và đào tạo cao cấp. Với diện tích mặt bằng lên đến 1300m2, THE VUON sở hữu một không gian nghệ thuật với cây xanh tự nhiên, thác nước và nội thất làm bằng gỗ quý. Đây là nơi thích hợp để tổ chức các loại sự kiện như triển lãm, hội thảo, talkshow, workshop, đào tạo…
THE VUON có các loại phòng với sức chứa như sau:
- Phòng 15m2 cho 8-10 người
- Phòng 28m2 cho 15-20 người
- Phòng 100m2 cho 50-60 người
- Phòng 400m2 cho 190-200 người
3. Funny Coworking
- Địa chỉ: Tầng 2, Số 90, Ngõ 167 Tây Sơn, Hà Nội (Gần trường ĐH Công Đoàn)
Funny Coworking với không gian thiết kế sáng tạo, cơ sở hạ tầng đầy đủ sẽ là địa điểm cho thuê không gian tổ chức triển lãm lý tưởng tại Hà Nội. Đặc biệt, các gói dịch vụ đi kèm và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm sẽ mang đến sự trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.
4. Địa điểm tổ chức triển lãm giá rẻ – Hệ thống Trống Đồng Palace
Trống Đồng Palace là một trong những trung tâm tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội với nhiều địa điểm trên khắp thành phố. Với giá cả phải chăng, nằm ở vị trí đắc địa, và sở hữu dịch vụ chất lượng, đạt chuẩn 5 sao, Hệ thống Trống Đồng Palace sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
5. Lofita Hồ Tùng Mậu
- Địa chỉ: 2a Đường Hồ Tùng Mậu, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội
- Diện tích: 100m2
- Sức chứa: 35 – 40 người
- 800.000 – 3.200.000