[CHI TIẾT] 15 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện GÂY QUỸ TỪ THIỆN

[CHI TIẾT] 15 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện GÂY QUỸ TỪ THIỆN

Ngày nay, để tổ chức một sự kiện không quá khó khăn vì lượng thông tin phong phú khắp nơi từ internet, mạng xã hội hoặc từ các đơn vị tổ chức trọn gói, trong đó, việc lên kế hoạch ngay từ đầu cũng góp một phần không nhỏ cho việc tổ chức chỉn chu một sự kiện. Tuy nhiên, đối với một sự kiện từ thiện, đặc biệt là các sự kiện gây quỹ thì cần nhiều yếu tố khác nữa vì thành công phải được xác định ngay từ mục đích cho đến sau khi kết thúc sự kiện. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu đó là các yếu tố nào và làm thế nào để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công nhé!  

3 lý do nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện

  Đưa ra nhiều phương án chiến lược để cân nhắc lựa chọn

Một sự kiện thường bị chi phối và tác động bởi nhiều yếu tố khác nhau, không chỉ do chủ quan và còn các yếu tố khách quan, vì vậy, việc lập kế hoạch giúp cho người tổ chức dự trù nhiều phương án dự phòng để có thể ứng phó nhiều tình huống xảy ra, bao gồm các sự cố ngoài ý muốn.

  Góp phần kiểm soát tốt và giảm thiểu rủi ro cho sự kiện

Dự đoán các rủi ro và lên phương án dự phòng là một nội dung bắt buộc trong bất kì một bản kế hoạch chi tiết sự kiện nào. Điều này giúp cho các nhà tổ chức có thể kiểm soát một cách tốt nhất và giảm thiểu đến mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, cũng như chủ động ứng biến nếu như có rủi ro xảy ra, từ đó góp phần mang lại thành công cho sự kiện.

  Góp phần củng cố vị thế cạnh tranh của sự kiện

Trong quá trình lập kế hoạch, ngoài việc phải căn cứ vào chương trình và ngân sách của nhà tổ chức, cũng cần phải xem xét đến sự kiện của đối thủ cạnh tranh. Đó cũng là lý do vì sao nói lập kế hoạch sự kiện góp phần củng cố vị thế cạnh tranh của sự kiện.

3 yếu tố then chốt cho một sự kiện gây quỹ từ thiện thành công

   Có ý tưởng rõ ràng cho sự kiện từ thiện

Một dự án từ thiện nói riêng và tất cả các sự kiện khác nói chung bao giờ cũng được khởi đầu từ việc lên ý tưởng. Các ý tưởng để lên kế hoạch cho sự kiện từ thiện không cần thiết phải quá độc đáo, quá đặc sắc, nhưng rất cần sự thiết thực và giàu ý nghĩ.
Để lên được ý tưởng tốt cho một sự kiện từ thiện, bạn nên đặt ra cho mình những câu hỏi như: Bạn tổ chức sự kiện này vì mục đích gì, hướng đến điều gì? Tổ chức cho ai? Sự kiện này có ý nghĩa gì? Phân phối quỹ như thế nào?

   Tổ chức rõ ràng trách nhiệm các nhóm làm việc

Dù là một sự kiện từ thiện quy mô lớn hay quy mô nhỏ, thì bạn cũng cần được hỗ trợ bởi rất nhiều người thì mới có thể hiện thực hóa thành công những ý tưởng nhân văn mà bạn đang ấp ủ. Bởi các công việc trong một sự kiện từ thiện đòi hỏi sức bền lớn. Tốt nhất, khi muốn tự tổ chức một sự kiện từ thiện, những người đứng ra tổ chức nên có ít nhất là 4 bộ phận: ban truyền thông, ban hậu cần, ban văn thể mỹ và quan trọng hơn cả là ban lãnh đạo. Trong đó, ban truyền thông có nhiệm vụ PR cho sự kiện, thu hút người tham gia gây quỹ. Ban hậu cần sẽ lo việc trang trí, chuẩn bị đồ ăn thức uống, trong khi đó ban văn thể mỹ chịu trách nhiệm khuấy động không khí. Ban lãnh đạo sẽ là những người lên kế hoạch và theo sát hoạt động của các ban trên, đồng thời quản lý các tình nguyện viên tham gia chương trình.

Một sự kiện được tổ chức hoàn chỉnh nhờ vào việc kết hợp các phần nhỏ hơn

   Có chiến lược truyền thông thu hút được lượng lớn nhà tài trợ

Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện dù quy mô lớn hay nhỏ đều chưa bao giờ là điều dễ dàng. Những việc bạn cần làm là cụ thể hóa ý tưởng tổ chức bằng những con chữ trên văn bản, mà dựa vào văn bản đó để lập hồ sơ chương trình (đặc biệt là hồ sơ mời tài trợ và bảo trợ thông tin), viết thư mời tài trợ, lập danh sách các hạng mục cần quyên góp, thiết kế banner, backdrop, poster chương trình, phát tờ rơi…

Bên cạnh đó, hãy tận dụng sức mạnh của các phương tiện truyền thông để làm Marketing cho event từ thiện của bạn, với công cụ hữu hiệu nhất là mạng xã hội. Xây dựng hình ảnh/thông tin cho event trên mạng xã hội (Facebook, Google+….) là cách tốt và tiết kiệm nhất giúp ta thu hút được số lượng lớn nhà hảo tâm sẽ tham gia sự kiện từ kiện sắp tới.

Ngoài uy tín của người tổ chức, sự kiện gây quỹ thành công có sự đóng góp rất lớn của truyền thông
Trong bài này chúng ta tập trung vào việc cụ thể hóa ý tưởng tổ chức sự kiện gây quỹ bằng 15 bước lên kế hoạch chi tiết bên dưới.

15 bước lên kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện từ thiện gây quỹ 

1. Xác định mục đích tổ chức sự kiện gây quỹ

Bước đầu tiên là thiết lập mục tiêu cho sự kiện của bạn. Có 2 loại mục tiêu là mục tiêu vô hình và mục tiêu hữu hình.
Mục tiêu vô hình chính là các giá trị về tinh thần, sức khỏe mà sự kiện có thể mang tới cho khách mời. Ví dụ như : tinh thần cho đi, tâm trạng vui vẻ, phấn chấn, sự gắn kết, sự hiểu biết,…
Mục tiêu hữu hình là các giá trị hữu hình mà sự kiện mang đến cho đối tượng cụ thể của sự kiện. Đó có thể là sản phẩm của doanh nghiệp, những món quà mà BTC tặng cho khách hàng, việc tiêu thụ sản phẩm từ các chương trình khuyến mại,…
Để xác định được mục tiêu, chính bạn cần là người trả lời câu hỏi tại sao bạn tổ chức sự kiện này? Bạn mong muốn đạt được điều gì?, Khách mời cần gì từ sự kiện?,…Từ đó bạn sẽ biết làm gì để đạt được mục tiêu đó.

2. Lựa chọn hình thức tổ chức

Ngày nay, cùng với sự phát triển của IoT và các mạng xã hội, hình thức tổ chức sự kiện gây quỹ không còn đóng khung tại một địa điểm cụ thể. Có khi chỉ cần bật camera smartphone hoặc laptop là đã có thể tổ chức buổi gây quỹ có sự tham dự của hàng trăm, hàng ngàn hay thậm chí hàng triệu người trên khắp thế giới. 
Một số ý tưởng để tổ chức sự kiện từ thiện dựa trên hai hình thức truyền thống và trực tuyến có thể tham khảo như sau:

Truyền thống (offline)

Trước khi thế giới đối mặt với đại dịch virus Corona, sự kiện gây quỹ truyền thống phổ biến nhất, đặt biệt là các chương trình biểu diễn nghệ thuật gây quỹ. Lý do nhiều người cho rằng hợp lý và tốt đẹp khi bỏ tiền ra, vừa nghe thần tượng hát vừa đóng góp làm nhiều việc ý nghĩa hơn.
Sau văn nghệ, thể thao là một tròn những hình thức gây quỹ rất được ưa chuộng. Một giải đấu thể thao không chuyên thường thu hút sự tham dự của vài trăm đến cả ngàn người, cả người tham gia lẫn khán giả. 
Ngoài ra, một sự kiện đấu giá cũng dễ tổ chức. Tuy nhiên, những hệ lụy đi kèm cũng rất khó lường nếu bạn không chuẩn bị kỹ càng về mọi thứ. Hãy chuẩn bị những sản phẩm thật sự giá trị để có thể thực hiện những phiên đấu giá đầy kịch tính và hấp dẫn.
Và phải luôn nhớ rằng, sự kiện đấu giá thông thường sẽ quy tụ tầng lớp giàu có, có địa vị trong xã hội. Hãy đảm bảo rằng, bạn đã sẵn sàng cả về kiến thức sản phẩm lẫn cách thức dẫn dắt đấu giá để có thể tạo nên lịch sử với một sự kiện rất được ưa chuộng.
Chương trình biểu diễn nghệ thuật là một trong những hình thức gây quỹ từ thiện phổ biến.

Trực tuyến (online)

Không lầm đâu, khi nhiều nền tảng công nghệ giải trí có tính phí của hiện đại cũng đã giúp ích trong việc quy đổi chi phí tổ chức thông qua lượng tương tác thực tế của khán giả qua ứng dụng các ứng dụng từ các tổ chức chuyên gây quỹ trực tuyến, mạng xã hội (chẳng hạn dùng chức năng Facebook Live). Ngoài ra, nếu bạn có đủ uy tín và năng lực tổ chức, bạn có thể tổ chức sự kiện trực tuyến ngay trên website của chính mình. 

Kết hợp

Nếu đủ năng lực và đủ sức thu hút hàng trăm, hàng triệu người tham gia trên khắp thế giới, bạn vẫn có thể tổ chức sự kiện kết hợp truyền thống lẫn trực tuyến. Việc tổ chức 1 sự kiện kết hợp đòi hỏi khả năng cầm chịch, quản lý của người tổ chức cần phải rất tốt, đồng thời có đủ nhân lực và ngân sách tổ chức.

3. Lên danh sách các khách mời/nhà tài trợ

Trong mọi sự kiện, khách mời chính là đối tượng tạo nên không khí buổi lễ. Bạn sẽ dựa trên mục tiêu sự kiện để lên danh sách khách mời phù hợp. Danh sách khách mời cần được phân loại chi tiết và cụ thể như: Tầng lớp xã hội, độ tuổi, trình độ…
Việc lập ra một danh sách khách mời chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng người tham dự chương trình. Hơn nữa, khi biết được khách hàng thuộc đối tượng nào bạn có thể chuẩn bị các khâu tiếp theo được chu đáo hơn như: thực đơn tiệc, quà tặng khách mời,…
Bạn cần chắc chắn những khách mời nào sẽ tới tham dự, hãy gửi thư mời trước sự kiện một tuần cho khách và trước 2 ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện để xem phản hồi của khách mời để chốt danh sách.

4. Chọn địa điểm và dự kiến thời gian tổ chức

Đây là điều quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn: lựa chọn thời gian và địa điểm thế nào để mọi người khi nhận được lời mời sẽ phải trả lời luôn rằng, “Vâng, tôi sẵn sàng tham dự!”? Chắc hẳn đó sẽ là một khung giờ thuận lợi mà mọi người đều “free”, tại một vị trí thuận tiện cho việc đi lại – nơi mà bạn thấy hợp lý với ngân sách của mình nữa!
Ngoài ra, lưu ý rằng một số địa điểm cần phải đặt chỗ trước, do vậy phải liên hệ với họ càng sớm càng tốt để lựa chọn được khung giờ phù hợp nhất cho sự kiện.

5. Dự kiến ngân sách

Hãy tính đến tất cả các chi phí phát sinh có thể. Nếu bạn không có dự trù ngân sách, bạn chắc chắn sẽ kết thúc sự kiện với một đống hóa đơn dày cộp vượt quá giới hạn và không biết chuyện quái gì đã xảy ra. Dự trù kĩ càng trước từ hôm nay để bạn có thể kiểm soát được chi phí mà bạn đã tiêu hao cho sự kiện.
Hãy cân nhắc các biện pháp để tối thiểu mức chi phí: Bạn có tình nguyện viên không? So sánh để lựa chọn địa điểm thuê rẻ hơn? …

6. Dự kiến nhân sự và cộng tác viên

Có được các thành viên nhóm đầy nhiệt huyết với các kỹ năng khác nhau là một điều cần thiết. Họ có thể giúp đỡ bạn chuẩn bị các vật dụng cần thiết, mời gọi mọi người tham gia, dán áp phích, chào đón khách mời và làm công việc dọn dẹp vệ sinh sau sự kiện. Hãy đảm bảo cho nhóm cộng tác viên đang theo sát tiến độ kế hoạch của bạn. Sự hợp tác giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

7. Thiết kế hạng mục in ấn, trang trí

Thiết kế hình ảnh bao gồm những hạng mục in 2D, 3D, booth quảng cáo, địa điểm tổ chức chính, các khu vực chức năng,…
Ấn phẩm cần thiết cho một sự kiện bao gồm: backdrop, banner, bandroll, phướn, thiệp mời, tờ rơi, tờ gấp, voucher, phiếu bốc thăm trúng thưởng, túi, áo, mũ, tờ rơi, cờ, quạt,…Tất cả ấn phẩm trong sự kiện cần được thiết kế dựa trên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của chương trình.    

8. Bố trí sân khấu

Sân khấu chính là trung tâm, là nơi diễn ra các chương trình chính của sự kiện. Một sân khấu có thẩm mỹ và phù hợp với chương trình phụ thuộc vào:
Chiều cao sân khấu: sân khấu thường cao hơn mức bình thường sao cho có thể có tầm nhìn bao quát được mọi người xem xung quanh sân khấu.
Bối cảnh sân khấu: là một phần quan trọng của sân khấu, làm nổi bật chủ đề của sự kiện, vì thế bối cảnh sân khấu cần phải đúng chủ đề hay nội dung sự kiện. Hiện nay, các sự kiện thường sử dụng màn hình Led chiếu bối cảnh sân khấu, cách thức này rất hiệu quả bởi màn hình Led có thể thay đổi hiệu ứng chuyển cảnh phù hợp với từng nội dung chương trình, cũng như thể hiện được tính chuyên nghiệp và thu hút người xem khi theo dõi chương trình sự kiện. Tuy nhiên việc sử dụng màn hình Led thường tốn nhiều chi phí thuê hay mua mới, nên bạn có thể sử dụng cách thức truyền thống đó là thiết kế và thi công backdrop sân khấu, cách này giúp giảm thiểu chi phí tuy nhiên sẽ khá đơn điệu cho phần bối cảnh sân khấu.
Trang trí sân khấu: Để phù hợp với chủ đề của sự kiện, làm cho người xem dễ hình dung concept xuyên suốt chương trình.
Âm thanh và ánh sáng trên sân khấu: âm thanh là cái hồn của sự kiện, ánh sáng là phương thức truyền tải hiệu ứng bằng hình ảnh trên sân khấu, vì thế việc phối hợp 2 hệ thống này sao cho phù hợp với từng nội dung chương trình trên sân khấu là một yếu tố tất yếu.

9. Xây dựng nội dung chương trình từ thiện

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì không thể thiếu phần xây dựng kịch bản. Đây là bước rất quan trọng, mỗi một loại hình event khác nhau sẽ tương ứng với một kịch bản khác nhau. BTC cần phải chuẩn bị thật đầy đủ và chi tiết.
Nó bao gồm cả kịch bản tổng quát (bao quát hết toàn bộ các công việc chung trong sự kiện) và kế hoạch chi tiết (kịch bản MC và công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận ekip). Kịch bản cần phải phù hợp với mục đích tổ chức và truyền đạt hiệu quả thông điệp đến đúng đối tượng mục tiêu.

10. Chuẩn bị quà tặng

Quà tặng kèm hội nghị, sự kiện có thể bao gồm một chai nước, note, bút, tờ rơi hoặc bản thông tin về công ty bạn để khách mời tìm hiểu. Một ý tưởng rất hay để tặng các món quà lưu niệm nhỏ in logo công ty của bạn cho người tham dự, giúp họ nhớ về thương hiệu của bạn nhiều hơn, cũng như giúp bạn tiếp cận được với các khách hàng tiềm năng. Sự chu đáo này sẽ hoàn toàn thuyết phục mọi người rằng đây là một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, khiến họ cảm thấy được tôn vinh, trân trọng!
Quà tặng này có thể cho khách mời hoặc cho chính team của bạn! Ai mà không yêu thích và mong muốn nhận được những món quà lưu niệm nho nhỏ chứ!

11. Công tác hậu cần

Hãy suy nghĩ về công tác hậu cần cho tất cả mọi thứ. 
Bãi đỗ xe của khách mời sẽ ở đâu? 
Bố trí như thế nào với không gian địa điểm tổ chức của bạn? 
Bạn sẽ cần những thiết bị điện nào? 
Những vật dụng phụ (nước uống cho người phát biểu, phù hiệu, tài liệu quảng cáo, quà tặng…) sẽ khiến bạn sẽ phát sinh thêm những khoản chi phí gì ? 
Cần bao nhiêu người giúp cho chương trình chạy một cách trơn tru?
Những điều gì có thể phát sinh gây trở ngại cho event? 
Điều quan trọng là lúc này hãy ngồi xuống cùng team của bạn, thảo luận và xem xét tất cả các mặt của vấn đề, những phát sinh có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

12. Tổ chức tiệc

Tương tự như các bước khác, việc chọn lựa hình thức buổi tiệc cũng phụ thuộc vào ý tưởng/ mục tiêu của buổi tiệc. Bạn có thể chọn tiệc là bữa ăn chính, tiệc cocktail, tea break nhẹ nhàng, set menu hay buffet,..

Lưu ý
Trong buổi tiệc có nhiều thành phần tham dự thì phải sắp xếp khu vực riêng, trong đó, sắp xếp chỗ ngồi trước cho khách VIP.

13. Xin giấy phép tổ chức sự kiện

Tổ chức một sự kiện gây quỹ cần phải xin giấy phép tại các cơ quan chức năng. 
Hồ sơ xin phép tổ chức bao gồm:
  • Đơn xin phép tổ chức sự kiện. Lưu ý: sự kiện có bán vé phải kèm mẫu vé trong đơn xin phép.
  • Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức sự kiện.
  • Kịch bản chương trình có đóng dấu treo của đơn vị.
  • Hợp đồng hoặc Giấy ủy quyền cho công ty tổ chức sự kiện (nếu đơn vị thuê công ty bên ngoài tổ chức sự kiện).
  • Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện do bên cho thuê địa điểm tổ chức soạn thảo. 
  • Các văn bản đặc biệt khác.
Hồ sơ xin giấy phép được gửi được gửi đến Sở Văn Hóa – Thể thao và du lịch, Cục nghệ thuật biểu diễn, Ủy ban nhân dân các cấp.
Thời hạn chờ giải quyết tùy thuộc vào từng loại sự kiện, thông thường là 10 ngày. Riêng đối với các sự kiện thời trang và có trang biểu diễn do cần phải kiểm duyệt trước khi trình diễn sẽ cần đến 30 ngày. 

14. Tổng kết sự kiện

Ngay sau khi kết thúc sự kiện, dù thất bại hay thành công thì bạn cũng nên đưa một phiếu đánh giá cho những khách mời tham gia. Phiếu đánh giá sẽ nói lên được những điểm được và chưa được theo chủ quan và khách quan, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ những phiếu đánh giá trên sẽ giúp bạn rút ra được nhiều kinh nghiệm hơn để sửa đổi cái chưa được và phát huy những điều tốt cho các sự kiện sau này.

15. Báo cáo kết quả phân phối và sử dụng quỹ sau sự kiện

Ngoài quy định hiện hành, việc minh bạch nguồn tài chính của quỹ sau quyên góp là hoạt động then chốt tạo nên uy tín của đơn vị tổ chức và lòng tin của các nhà tài trợ, cũng như giúp công khai niềm tự hào về thành quả đạt được khi đóng góp cho hoạt động có ý nghĩa.
Các hoạt động quan trọng phải  minh bạch là:
a Chi tiền lương và các khoản phụ cấp cho bộ máy quản lý quỹ
b Chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản đóng góp theo quy định
c Chi thuê trụ sở làm việc (nếu có)
d Chi mua sắm, sửa chữa vật tư văn phòng, tài sản phục vụ hoạt động của quỹ
e Chi thanh toán dịch vụ công cộng (tiền điện, điện thoại, internet, nước,nhiên liệu, vệ sinh, môi trường…)
f Chi các khoản công tác phí phát sinh khi đi làm các nhiệm vụ vận động, tiếp nhận, vận chuyển, phân phối tiền, hàng cứu trợ
g Chi cho các hoạt động liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ chung trong quá trình vận động, tiếp nhận, vận chuyển, phân phối tiền, hàng cứu trợ (tiền thuê kho, bến bãi; chi phí đóng thùng, vận chuyển hàng hoá; chi phí chuyển tiền; chi phí liên quan đến phân bổ tiền, hàng cứu trợ v.v..)
h Các khoản chi khác có liên quan đến hoạt động của quỹ
Sau đây là bảng tóm tắt 15 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện gây quỹ từ thiện:

 

Bảng tóm tắt 15 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện gây quỹ từ thiện

Trên đây là 15 bước cho việc lên kế hoạch tổ chức thành công một sự kiện gây quỹ. Trên thực tế, mỗi người có kinh nghiệm và kiến thức riêng sẽ có những ý tưởng tổ chức 1 sự kiện gây quỹ khác biệt, không giống 15 bước như chúng tôi đề xuất. Tuy nhiên, với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi hy vọng mang đến cho bạn cái nhìn chi tiết nhất để bạn có thể tự tổ chức một buổi gây quỹ từ thiện mỹ mãn nhất. Chúc các bạn thành công!

Tham khảo một số hình ảnh gợi ý tổ chức sự kiện:

Luôn luôn đổi mới, sáng tạo và khác biệt là những giá trị cốt lõi mà chúng tôi đem đến khách hàng của mình. “Gửi trọn niềm tin” là những gì mà chúng tôi tổ chức các chương trình sự kiện, hội thảo, hội nghị, khai trương, lễ động thổ hay các buổi tiệc theo chủ đề, các chương trình ấn tượng, biểu diễn chuyên nghiệp, ấn tượng. Chúng tôi tự hào là một đội ngũ trẻ nhưng dày dặn kinh nghiệm, sáng tạo. Chúng tôi không chỉ đem lại cho khách hàng sản phẩm tốt nhất mà còn là sản phẩm hiệu quả nhất. CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN SỐ 1 Địa chỉ trụ sở chính: LK 17-19(245) Khu đô thị mới Văn Khê, Phường La Khê, Quận Hà Đông, Tp Hà Nội Văn phòng giao dịch : Sảnh D, T02, Chung cư C37 Bắc Hà, 17 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội Giấy phép đăng ký kinh doanh : 0108181538 Do Sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp. Điện thoại: 09123.86.968 Email: info@azevent.vn

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.