[CHI TIẾT] 15 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện GÂY QUỸ TỪ THIỆN

Ngày nay, để tổ chức một sự kiện không quá khó khăn vì lượng thông tin phong phú khắp nơi từ internet, mạng xã hội hoặc từ các đơn vị tổ chức trọn gói, trong đó, việc lên kế hoạch ngay từ đầu cũng góp một phần không nhỏ cho việc tổ chức chỉn chu một sự kiện. Tuy nhiên, đối với một sự kiện từ thiện, đặc biệt là các sự kiện gây quỹ thì cần nhiều yếu tố khác nữa vì thành công phải được xác định ngay từ mục đích cho đến sau khi kết thúc sự kiện. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu đó là các yếu tố nào và làm thế nào để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công nhé!  

3 lý do nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện

  Đưa ra nhiều phương án chiến lược để cân nhắc lựa chọn

Một sự kiện thường bị chi phối và tác động bởi nhiều yếu tố khác nhau, không chỉ do chủ quan và còn các yếu tố khách quan, vì vậy, việc lập kế hoạch giúp cho người tổ chức dự trù nhiều phương án dự phòng để có thể ứng phó nhiều tình huống xảy ra, bao gồm các sự cố ngoài ý muốn.

  Góp phần kiểm soát tốt và giảm thiểu rủi ro cho sự kiện

Dự đoán các rủi ro và lên phương án dự phòng là một nội dung bắt buộc trong bất kì một bản kế hoạch chi tiết sự kiện nào. Điều này giúp cho các nhà tổ chức có thể kiểm soát một cách tốt nhất và giảm thiểu đến mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, cũng như chủ động ứng biến nếu như có rủi ro xảy ra, từ đó góp phần mang lại thành công cho sự kiện.

  Góp phần củng cố vị thế cạnh tranh của sự kiện

Trong quá trình lập kế hoạch, ngoài việc phải căn cứ vào chương trình và ngân sách của nhà tổ chức, cũng cần phải xem xét đến sự kiện của đối thủ cạnh tranh. Đó cũng là lý do vì sao nói lập kế hoạch sự kiện góp phần củng cố vị thế cạnh tranh của sự kiện.

3 yếu tố then chốt cho một sự kiện gây quỹ từ thiện thành công

   Có ý tưởng rõ ràng cho sự kiện từ thiện

   Tổ chức rõ ràng trách nhiệm các nhóm làm việc

Dù là một sự kiện từ thiện quy mô lớn hay quy mô nhỏ, thì bạn cũng cần được hỗ trợ bởi rất nhiều người thì mới có thể hiện thực hóa thành công những ý tưởng nhân văn mà bạn đang ấp ủ. Bởi các công việc trong một sự kiện từ thiện đòi hỏi sức bền lớn. Tốt nhất, khi muốn tự tổ chức một sự kiện từ thiện, những người đứng ra tổ chức nên có ít nhất là 4 bộ phận: ban truyền thông, ban hậu cần, ban văn thể mỹ và quan trọng hơn cả là ban lãnh đạo. Trong đó, ban truyền thông có nhiệm vụ PR cho sự kiện, thu hút người tham gia gây quỹ. Ban hậu cần sẽ lo việc trang trí, chuẩn bị đồ ăn thức uống, trong khi đó ban văn thể mỹ chịu trách nhiệm khuấy động không khí. Ban lãnh đạo sẽ là những người lên kế hoạch và theo sát hoạt động của các ban trên, đồng thời quản lý các tình nguyện viên tham gia chương trình.

   Có chiến lược truyền thông thu hút được lượng lớn nhà tài trợ

Bên cạnh đó, hãy tận dụng sức mạnh của các phương tiện truyền thông để làm Marketing cho event từ thiện của bạn, với công cụ hữu hiệu nhất là mạng xã hội. Xây dựng hình ảnh/thông tin cho event trên mạng xã hội (Facebook, Google+….) là cách tốt và tiết kiệm nhất giúp ta thu hút được số lượng lớn nhà hảo tâm sẽ tham gia sự kiện từ kiện sắp tới.

15 bước lên kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện từ thiện gây quỹ 

1. Xác định mục đích tổ chức sự kiện gây quỹ

2. Lựa chọn hình thức tổ chức

Truyền thống (offline)

Trực tuyến (online)

Không lầm đâu, khi nhiều nền tảng công nghệ giải trí có tính phí của hiện đại cũng đã giúp ích trong việc quy đổi chi phí tổ chức thông qua lượng tương tác thực tế của khán giả qua ứng dụng các ứng dụng từ các tổ chức chuyên gây quỹ trực tuyến, mạng xã hội (chẳng hạn dùng chức năng Facebook Live). Ngoài ra, nếu bạn có đủ uy tín và năng lực tổ chức, bạn có thể tổ chức sự kiện trực tuyến ngay trên website của chính mình. 

Kết hợp

Nếu đủ năng lực và đủ sức thu hút hàng trăm, hàng triệu người tham gia trên khắp thế giới, bạn vẫn có thể tổ chức sự kiện kết hợp truyền thống lẫn trực tuyến. Việc tổ chức 1 sự kiện kết hợp đòi hỏi khả năng cầm chịch, quản lý của người tổ chức cần phải rất tốt, đồng thời có đủ nhân lực và ngân sách tổ chức.

3. Lên danh sách các khách mời/nhà tài trợ

4. Chọn địa điểm và dự kiến thời gian tổ chức

5. Dự kiến ngân sách

6. Dự kiến nhân sự và cộng tác viên

Có được các thành viên nhóm đầy nhiệt huyết với các kỹ năng khác nhau là một điều cần thiết. Họ có thể giúp đỡ bạn chuẩn bị các vật dụng cần thiết, mời gọi mọi người tham gia, dán áp phích, chào đón khách mời và làm công việc dọn dẹp vệ sinh sau sự kiện. Hãy đảm bảo cho nhóm cộng tác viên đang theo sát tiến độ kế hoạch của bạn. Sự hợp tác giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

7. Thiết kế hạng mục in ấn, trang trí

8. Bố trí sân khấu

9. Xây dựng nội dung chương trình từ thiện

10. Chuẩn bị quà tặng

11. Công tác hậu cần

12. Tổ chức tiệc

Tương tự như các bước khác, việc chọn lựa hình thức buổi tiệc cũng phụ thuộc vào ý tưởng/ mục tiêu của buổi tiệc. Bạn có thể chọn tiệc là bữa ăn chính, tiệc cocktail, tea break nhẹ nhàng, set menu hay buffet,..

13. Xin giấy phép tổ chức sự kiện

14. Tổng kết sự kiện

Ngay sau khi kết thúc sự kiện, dù thất bại hay thành công thì bạn cũng nên đưa một phiếu đánh giá cho những khách mời tham gia. Phiếu đánh giá sẽ nói lên được những điểm được và chưa được theo chủ quan và khách quan, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ những phiếu đánh giá trên sẽ giúp bạn rút ra được nhiều kinh nghiệm hơn để sửa đổi cái chưa được và phát huy những điều tốt cho các sự kiện sau này.

15. Báo cáo kết quả phân phối và sử dụng quỹ sau sự kiện

Trên đây là 15 bước cho việc lên kế hoạch tổ chức thành công một sự kiện gây quỹ. Trên thực tế, mỗi người có kinh nghiệm và kiến thức riêng sẽ có những ý tưởng tổ chức 1 sự kiện gây quỹ khác biệt, không giống 15 bước như chúng tôi đề xuất. Tuy nhiên, với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi hy vọng mang đến cho bạn cái nhìn chi tiết nhất để bạn có thể tự tổ chức một buổi gây quỹ từ thiện mỹ mãn nhất. Chúc các bạn thành công!

Tham khảo một số hình ảnh gợi ý tổ chức sự kiện:

Hình ảnh sân khấu và bố trí tiệc tại sự kiện