[BÍ KÍP] xây dựng kỹ năng quản lý thời gian thông minh bằng OKRs

Kỹ năng quản lý thời gian đang trở thành một trong những kỹ năng được tìm kiếm nhiều nhất hiện nay vì lo ngại về mất cân bằng công việc và cuộc sống. Giữa muôn ngàn giải pháp, bài viết này đề xuất áp dụng OKRs để giúp bạn quản lý thời gian thông minh hơn.
 

Hãy bắt đầu với câu hỏi vì sao nên rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian là việc nên làm ở bất cứ thời đại nào để cuộc sống của con người luôn cân bằng.
 
Ngay từ thời tiền sử, con người đã biết thời gian nào thích hợp để săn mồi và thời gian nào tranh thủ hái lượm, rồi lúc nào là dành cho cá nhân, nghỉ ngơi và khi nào là trao đổi, vui chơi với gia đình và trong bộ lạc. 
 
Qua hơn 200.000 năm phát triển, cơ thể của người phản ứng với thời gian vẫn không hề thay đổi: một ngày phải có nghỉ ngơi, làm việc và sinh hoạt cộng đồng, giao tiếp xã hội mới cảm thấy đủ đầy và vui vẻ. Nếu thiếu một trong ba yếu tố thì con người bị mất cân bằng và dễ gây đến những ảnh hưởng tiêu cực về sức khỏe.
ky nang quan ly thoi gian cua con nguoi tu thoi tien su
Kỹ năng quản lý thời gian của con người từ thời tiền sử
 
Tuy nhiên, sự phát triển như vũ bão của công nghệ trong những thập niên gần đây đã làm thay đổi hành vi và nặng hơn là thay đổi nhịp sinh học theo hướng trái ngược với bản chất của con người. 
Công nghệ đã tạo ra một “đại dương vô cực” thông tin hấp dẫn để lấy thời gian làm việc, nghỉ ngơi, giải trí và giao tiếp của con người.
 
Các công việc kiểm tra tin nhắn, email, facebook, zalo và xem vài đoạn youtube, tiktok, hay nghe podcasts, chơi game đã trở thành những việc không thể thiếu trong ngày của một người hiện đại. 
Theo một nghiên cứu vào tháng 4/ 2021, trên 11.000 người dùng RescueTime, trung bình thời gian một người dán mắt vào màn hình điện thoại là 3 giờ 15 phút. 
 
Nhưng cũng từ báo cáo của RescueTime, con số đáng quan tâm hơn là hầu hết mọi người chạm vào điện thoại tận 58 lần/ ngày. Con số này có ý nghĩa gì?
58 lan lang phi quan ly thoi gian cham tay dien thoai moi ngay
58 lần chạm tay vào điện thoại mỗi ngày gây lãng phí thời gian 
 
 
Kết hợp với một nghiên cứu của Đại học California Irvine, một người mất trung bình 23 phút 15 giây để quay lại sự tập trung sâu vào nhiệm vụ sau khi bị phân tâm.
 
Bạn thấy đó, hệ quả là con người hết lần này đến lần khác cảm thấy quá bận rộn để hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, trong khi thực tế là họ kém tập trung mới không thể hoàn thành. Chưa kể là thế giới công sở ngày nay có quá nhiều việc phải làm, ngoài viết kiểm tra, báo cáo, gọi điện, chăm sóc khách hàng,…thì còn hàng loạt các việc không tên của ai khác thình lình từ trên trời rơi xuống nữa.
 
Thế là, người ta cứ chạy theo các deadline, các sự thúc giục mà đôi lúc, khi quay trở lại việc của chính mình là đã thấy kiệt sức, hoặc thậm chí không còn nhớ đó là việc gì. Xa hơn là đến khi ngậm ngùi nhìn lại thì cuộc đời mình chẳng có con đường gì rõ ràng, chẳng biết đi đâu về đâu. 
 
Do đó, kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc sống của bạn và đáng được đầu tư ngay từ hôm nay.

Quản lý thời gian thông minh bằng ứng dụng OKRs vào cuộc sống

Mấu chốt của vấn đề quản lý thời gian kém theo như phân tích ở trên chính là sự mất tập trung.
  • Bạn mất tập trung nên bạn không hoàn thành được công việc.
  • Bạn mất tập trung nên bạn không biết làm gì phù hợp để giải trí, giao tiếp xã hội, nghỉ ngơi,…
  • Bạn mất tập trung nên không biết gạt bỏ những gì không cần thiết để đạt được mục đích cuộc sống của chính bạn. 
Chỉ cần chịu khó tìm kiếm, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều tài liệu chia sẻ về cách rèn luyện kỹ năng tập trung và quản lý thời gian hiệu quả.
 
Tuy nhiên, một trong những phương pháp “tập trung” được các công ty TOP thế giới như IBM, Google, Amazon, Gate Foundation, Uber, Linkedin, Twitter,…áp dụng là OKRs.
tac dong OKRs den cac cong ty TOP ve ky nang quan ly thoi gian
Tác động OKRS đến các công TOP thế giới về kỹ năng quản lý thời gian
 
OKRs đã tác động đến thành công các tham vọng không tưởng của các công này. Nhưng đừng nhìn vào thành tích to lớn mà e ngại trong việc áp dụng nó như là 1 kỹ năng quản lý thời gian cho cá nhân và công ty của mình. OKRs thật ra rất đơn giản và dễ thực hiện. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

OKRs là gì?

Theo nguyên bản định nghĩa về OKRs từ cha đẻ John Doerr trong quyển sách “Làm điều quan trọng – Measure What Matters
Cấu tạo OKRs
OKRs = Objective (Mục tiêu) + Key Results (Kết quả chính)
 
Nói một cách dễ hiểu theo góc nhìn của bài viết, OKRs là cách thiết lập mục tiêu và đo lường kết quả thực hiện. Việc đo lường được xác định bằng:
  • Thời gian hoàn thành
  • Số lượng các công việc cần làm
  • Người thực hiện hoặc hỗ trợ thực hiện
  • Kết quả đạt được phải ra sao mới được xem là hoàn thành. 
do luong ky nang quan ly thoi gian theo OKRs cua John Doerr
Đo lường kỹ năng quản lý thời gian theo OKRs của John Doerr
 
Vậy nó có tác dụng gì đối với việc quản lý thời gian?
 
Bạn hãy nhìn xem, OKRs đòi hỏi người tham gia phải xác định được mục tiêu cần tập trung và quan trọng nhất đối với bạn trong 1 giờ, buổi/ ngày, rồi xa hơn là mục tiêu trong tuần/ tháng/ quý/ năm hay cả cuộc đời. Đó là bước đầu tiên để bạn xác định việc nào là quan trọng nhất đối với 1 giờ, 1 ngày hay cuộc đời bạn.
 
Bước kế tiếp là bạn phải lên kế hoạch các việc cần làm để đạt được mục tiêu với trình tự chi tiết về số lượng/ chất lượng và trong cả một khoảng thời gian được ấn định trước. Việc đó, khiến con đường bạn cần đi đầy khao khát và rõ ràng từng bước nhỏ. So với việc phải hụt hơi bước các bước lớn thì các bước nhỏ dễ hơn nhiều, đúng không bạn?

Ứng dụng OKRs để quản lý thời gian

Nói về khái niệm có vẻ chưa thấy được hết tính dễ ứng dụng của OKRs cho kỹ năng quản lý thời gian. 
Giờ thì bạn hãy lấy giấy viết hoặc một công cụ nào có thể kẻ theo khung bên dưới để bắt đầu làm thử một bản khung OKRs mẫu và ví dụ qua video bên dưới:
 
Các bước dùng OKRs thiết lập kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
 
Tóm lại, nguyên tắc cơ bản trong ứng dụng OKRs để quản lý thời gian cũng chỉ bao gồm 2 yếu tố chính:
Objective (Mục tiêu)
  • Chọn 1 đến 3 việc quan trọng nhất với bạn trong một giai đoạn, thời điểm.
  • Lên mục tiêu cho việc đó phải được thực hiện trong bao lâu, ở đâu, có ai làm/ hỗ trợ, số lượng và chất lượng công việc đó phải ra sao?
KeyResults (Kết quả chính)
Làm rõ hơn những gì mà mục tiêu cần đạt được cũng với những tiêu chí cụ thể trên.
Ngoài ra, cần thêm Actions (kế hoạch hành động cụ thể) để thực thi từng kết quả chính cần phải đạt. Đó là bước cải tiến để việc thực hiện OKRs chi tiết, dễ hiểu hơn từ ông Trần Xuân Hải – nhà sáng lập và CEO Học viện Missionizers (Việt Nam).
  
Objective (Mục tiêu)
Key Results Actions
  • KR1
  • A1
  • KR2
  • A2
  • KR3
  • A3
Bảng minh họa khung OKRs mẫu
 
Trong quá trình thực hiện OKRs, bạn sẽ chỉ tập trung sức lực vào việc hoàn thành việc quan trọng nhất đối với bạn mà không có thời gian để sa đà vào bất cứ việc khác. Nhờ vào hạn mức định sẵn, bạn hoàn toàn có thể biết sử dụng thời gian nào làm gì trong 24 giờ.
tap trung la dieu kien dau tien cua ky nang quan ly thoi gian
Tập trung là điều kiện tiên quyết của kỹ năng quản lý thời gian
 
Dĩ nhiên, việc áp dụng OKRs quyết liệt dưới áp lực của một khoảng thời gian chỉ nên dành cho 1 đến 3 việc quan trọng nhất đối với bản thân. Ngoài thời gian đó ra, bạn hoàn toàn có thể tận hưởng không khí vui chơi, giải trí và kết nối xã hội. 
 
Vậy thì còn đâu tình trạng kiệt sức và quá tải? 
 
Thế nhưng, đến giai đoạn này bạn chỉ mới dừng lại ở việc nhận biết cách dùng OKRs chứ chưa biến nó thành kỹ năng của riêng mình trong quản lý thời gian. Việc còn lại là bạn phải rèn luyện để nó trở thành thói quen và kỹ năng. 
 
Dĩ nhiên, bạn không cần phải rèn luyện mỗi ngày để trở thành “siêu nhân quản lý thời gian” nhưng ít ra, bạn phải thành thục nó để kéo dài sự thành công trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống. 
 
Hãy nhìn tấm gương 2 nhân sự của Google – Jake Knapp và John Zeratsky – tác giả của quyển sách “Make time – Quản lý thời gian hiệu quả” (quyển sách đã gây cảm hứng chủ yếu cho bài viết này) để làm động lực cho việc biến kiến thức thành kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời của riêng bạn.
Sach day ky quan ly thoi gian hieu qua va vui nhon nhat
Sách dạy kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và vui nhộn nhất
 
Khi làm việc, họ đắm chìm hoàn toàn vào nhiệm vụ. Khi xong việc, họ hoàn toàn dành thời gian cho bản thân: thiền, tập luyện thể thao, ăn uống, chơi đùa, du lịch với con cái và gia đình. Mỗi vai trò, họ đều tập trung 100% sự chú ý và sức lực
 
Nhờ vậy, họ luôn là những con người được xem là vui nhộn và có cuộc sống đầy màu sắc (dù họ làm việc cho 1 trong những công ty nổi tiếng hàng đầu thế giới về hiệu suất làm việc điên cuồng).
 

Làm thế nào để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

Để rèn luyện kỹ năng thì chỉ có làm đi làm lại để hình thành thói quen. Thói quen lâu dần sẽ thấm sâu thành kỹ năng.
 
Trong trường hợp này, sau khi đã biết mồi dẫn lợi hại của các mạng xã hội, hãy thông minh và chủ động hơn bằng cách dùng chính tuyệt chiêu của họ để xây dựng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Đó là liên tục và duy trì thực hiện chu kỳ “Mô hình lưỡi câu – The Hook Model”.
mo hinh luoi cau la quy trinh xay dung ky nang quan ly thoi gian
Mô hình lưỡi câu được dùng làm quy trình xây dựng kỹ năng quản lý thời gian
 
“Mô hình lưỡi câu” được tạo ra bởi Nir Eyal (giảng viên tại Đại học Stanford chuyên nghiên cứu về sản phẩm và thiết kế nhắm vào hành vi cũng như thói quen của con người) với 4 bước:

1. Kích hoạt

Là các yếu tố kích hoạt hành vi thực hiện kế hoạch OKRs, cũng như nhắc nhở bắt đầu vào quy trình rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian).
 
Hành vi ở đây cụ thể là lên khung OKRs hoặc bắt tay vào việc có đo lường thời gian. Yếu tố kích hoạt có thể là:
  • Bên ngoài: như chuông báo điện thoại, người thân nhắc, ngày cuối tuần, ngày cuối tháng hoặc cuối năm,..
  • Bên trong: kỹ năng tự giác luôn luôn ghi nhớ quản lý thời gian.
kich hoat hanh vi do luong ky nang quan ly thoi gian

Kích hoạt hành vi nhằm đo lường kỹ năng quản lý thời gian

2. Hành động 

Tức là hành vi được thực hiện với sự mong chờ nhận được phần thưởng. Nó chính là việc thực hiện kế hoạch hành động mà bạn đã lên khung OKRs từ trước.
ket qua hanh dong duoc do luong hieu qua quan ly thoi gian

Kết quả hành động được dùng để đo lường hiệu quả quản lý thời gian

3. Tưởng thưởng sau khi tập trung thời gian cho việc quan trọng

Đây là bước then chốt để hình thành kỹ năng quản lý thời gian.
hay tuong thuong cho moi lan ren duoc ky nang quan ly thoi gian

Hãy tưởng thưởng cho mỗi lần rèn luyện thành công kỹ năng quản lý thời gian

Phần thưởng xứng đáng nhất là khoảnh khắc thỏa mãn khi hoàn thành một công việc quan trọng có ý nghĩa đối với cuộc đời bạn. Đặt biệt khi việc xong đúng dự báo chứng tỏ bạn đã bắt đầu hình thành kỹ năng quản lý thời gian.
 
Ghi chú
Càng nhiều phần thưởng thì niềm vui càng cao càng, càng dẫn khao khát thực hiện hành vi lần nữa

4. Đầu tư nhiều hành động mới để thành thạo kỹ năng quản lý thời gian  

Đây là bước để hành vi có thể lặp lại chu kỳ mới, nên nó phải đủ độ hấp dẫn lâu dài chứ không chỉ trong 1 thời gian ngắn như “phần thưởng”.
 
Bí quyết là bạn lưu trữ, ghi nhận những thành quả đã đạt được thành bộ sưu tập đáng tự hào của bạn. Việc này cũng giống như việc duy trì danh hiệu học sinh giỏi của một học sinh có các bằng khen năm này qua tháng nọ.
dau tu nhieu hanh dong de ren luyen ky nang quan ly thoi gian
Đầu tư thêm nhiều hành động để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
 
Việc thực hiện 4 bước này cũng dễ giống như cách Facebook dẫn dụ bạn:
  • Đầu tiên, mỗi ngày bạn mở điện thoại ra, câu kích hoạt sẽ là “bạn đang nghĩ gì?”.
  • Sau đó, hành động của bạn sẽ là hí hoáy đăng status, ảnh selfie. 
  • Phần thưởng là lượt like, share và các comment trầm trồ. Nhưng chỉ vài ngày sau thì chẳng thấy ai nhớ đến bạn. Vậy thì bạn làm gì để nổi bật hơn? 
  • Bạn đầu tư thời gian và công sức sưu tầm các câu tâm trạng đầy ẩn ý rồi kèm theo chỉnh sửa hình ảnh lung linh bắt mắt hơn. 
Rồi thế là, bạn lại đăng status mới lên facebook. Chúc mừng bạn đã bước vào chu kỳ lưỡi câu mới!
Như vậy, việc hình thành kỹ năng quản lý thời gian một cách thông minh đâu phải là việc cao siêu phải không nào?
 
Bài viết đã giải thích tất tần tật về lý do vì sao phải quản lý thời gian, cung cấp công cụ quản lý thời gian được các công ty hàng đầu thế giới sử dụng là OKRs, đồng thời hướng dẫn chi tiết tuyệt chiêu 4 bước rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Chúc bạn có cuộc sống cân bằng, thành công và hạnh phúc!
 
——
Tham khảo thêm
 
——
Nguồn tài liệu sử dụng trên bài viết
——
 Đây là bài viết CHIA SẺ GIÁ TRỊ và KẾT NỐI CỘNG ĐỒNG CÁC NHÀ KHỞI NGHIỆP CHUYÊN NGHIỆP của VINALINK. Để đồng hành cùng chúng tôi, mời bạn tham gia group….để hướng đến một nhà khởi nghiệp thành công.   
 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.