Nội dung chính của bài viết
Xây dựng bộ quy trình đào tạo nội bộ bài bản và chuyên nghiệp rất quan trọng cho mỗi tổ chức. Bộ quy trình này sẽ giúp tổ chức xây dựng chính sách về đào tạo nội bộ như một hạng mục quan trọng để có một nguồn nhân sự chất lượng cao giúp doanh nghiệp phát triển và không ngừng lớn mạnh.
QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NỘI BỘ LÀ GÌ?
1. Khái niệm Quy trình đào tạo nội bộ:
Quy trình đào tạo nội bộ là trình tự các bước về hoạt động đào tạo cho nhân sự trong nội bộ tổ chức nhằm nâng cao chất lượng cho đội ngũ nhân sự để hoạt động của tổ chức chuyên nghiệp hơn, mạnh mẽ hơn, thích nghi với bối cảnh, thị trường ở hiện tại và tương lai.
2. Lợi ích của hoạt động đào tạo nội bộ:
- Nâng cao năng lực của nhân sự: chuyên môn, thái độ, tư duy… Là cơ sở quan trọng để tăng hiệu suất công việc.
- Tạo ra sự nhất quán, đồng bộ trong tư duy, cách làm, việc vận hành doanh nghiệp, phối hợp ăn ý giữa các cá nhân và phòng ban.
- Thể hiện sự quan tâm của tổ chức đối với người lao động
- Là một yếu tố quan trọng để giữ chân người tài, tạo ra nguồn nhân lực cốt lõi.
- Tăng sự hài lòng cho nhân sự, tăng sự gắn bó và trung thành của người lao động với tổ chức
- Nguồn nhân lực là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Nguồn nhân lực mạnh sẽ giúp doanh nghiệp phát triển mạnh, tiến xa.
3. Các loại hình đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp
Phân loại theo quy mô đào tạo, có các loại hình:
- Đào tạo trực tiếp trong công việc (on-job training): thường là 1-1 hoặc nhóm nhỏ. Nhân việc được học trực tiếp thông qua công việc
- Đào tạo tập trung:
- Đào tạo chung cả công ty: cho những chủ đề chung mà yêu cầu tất cả nhân viên phải biết. Ví dụ: đào tạo về văn hóa doanh nghiệp; Kế hoạch phát triển trong tương lai…
- Đào tạo theo bộ phận: thường là những chủ đề liên quan đến chuyên môn
- Đào tạo theo chủ đề thì những người liên quan sẽ học.
Ví dụ: ứng dụng vận hành quy trình mới cho hoạt động bán hàng thì các bộ phận như: kế toán, kho, marketing, sale, chăm sóc khách hàng… sẽ tham gia học.
Phân loại theo cấp bậc của nhân sự có các loại hình:
- Đào tạo nhân viên mới
- Đào tạo chuyên viên
- Đào tạo quản lý, lãnh đạo
Phân loại theo thời điểm đào tạo, có các loại hình:
- Đào tạo định kỳ: được lên lịch sẵn từ đầu năm hoặc đầu quý, cứ đến thời điểm đó là tổ chức đào tạo.
- Đào tạo theo nhu cầu phát sinh: khi cần thiết phải đào tạo, giám đốc chỉ thị hoặc quản lý, trưởng bộ phận liên quan sẽ gửi đề xuất đào tạo.
Phân loại theo thời lượng đào tạo, có các loại hình:
- Đào tạo ngắn hạn: từ 1 buổi đến vài ngày
- Đào tạo dài hạn: thường được đào tạo theo kế hoạch, kéo dài từ 1 tuần đến vài tháng.
Phân loại theo nguồn đào tạo, có các loại hình:
- Đào tạo từ nguồn nội bộ: người đào tạo chính là người trong nội bộ công ty, thường là quản lý, trưởng bộ phận hoặc người có chuyên môn tốt nổi trội.
- Có những công ty còn cho phép nhân viên tự đăng ký một chủ đề đào tạo hữu ích, chuẩn bị, tập dượt, đào tạo thử nếu được duyệt sẽ đứng ra đào tạo cho mọi người. Đây là một hình thức rất hay khuyến khích nhân viên chủ động, sáng tạo và tạo cơ hội để nhân viên phát triển cả chuyên môn lẫn kỹ năng thuyết trình.
- Đào tạo thuê ngoài: doanh nghiệp thuê một tổ chức hoặc chuyên gia đào tạo theo chủ đề đặt hàng.
CÁC BƯỚC CỦA QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NỘI BỘ
1. Xác định mục tiêu
Trong mỗi chương trình đào tạo cần xác định các mục tiêu rõ ràng. Các mục tiêu này sẽ dẫn dắt, định hướng cho nội dung đào tạo và kịch bản chương trình.
2. Thông tin đối tượng học viên
- Lập danh sách đối tượng tham gia vào khóa đào tạo
- Đánh giá năng lực hiện tại của các đối tượng: tùy theo tính chất mỗi chương trình đào tạo mà sử dụng một trong các cách sau:
- Học viên tự đánh giá
- Quản lý đánh giá
- Làm bài kiểm tra năng lực
3. Lập kế hoạch đào tạo nội bộ
Thông thường bộ phận nhân sự sẽ trình duyệt kế hoạch đào tạo nội bộ cho cả năm, nhất là những chương trình đào tạo định kỳ. Trong quá trình hoạt động, căn cứ vào hiệu quả và nhu cầu các phòng ban sẽ đề xuất các nội dung đào tạo liên quan hoặc chính những người quản lý sẽ chỉ thị.
Một kế hoạch đào tạo nội bộ có:
- Chủ đề nội dung đào tạo
- Đối tượng tham gia: gồm những ai, thuộc phòng ban chuyên môn nào? Trình độ hiện tại ra sao?
- Thời gian và địa điểm triển khai
- Bộ phận tổ chức
- Người đào tạo
- Kịch bản chương trình kèm timeline.
- Checklist công việc chuẩn bị
- Ngân sách tổ chức
- Bảng đánh giá, đo lường kết quả đào tạo
4. Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ
Là xây dựng nội dung để đào tạo trong nội bộ nhằm đạt giúp cho nhân sự nội bộ đạt được mục tiêu cụ thể như:
- Đối với đào tạo nhân viên mới: hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ, văn hóa, lịch sử của công ty; quy trình vận hành hoạt động của phòng ban liên quan…
- Đối với đào tạo cho nhân viên cũ: Mục tiêu là nâng cao trình độ chuyên môn; kiến thức về phương thức vận hành nội bộ mới; nâng cao ý thức, trách nhiệm, thái độ, tinh thần đoàn kết…
Nếu là người trong công ty đứng ra đào tạo thì người đó sẽ chịu trách nhiệm xây dựng nội dung đào tạo và trình lãnh đạo duyệt trước khi triển khai.
Nếu thuê ngoài thì tổ chức hoặc chuyên gia đào tạo cũng phải làm việc trước với doanh nghiệp để thống nhất nội dung và kịch bản đào tạo.
5. Triển khai đào tạo nội bộ
Khi triển khai đào tạo nội bộ phải lưu ý các điểm sau:
- Trong kịch bản chương trình cần lường trước các tình huống phát sinh và phương án xử lý.
- Trước khi khóa đào tạo diễn ra, cần thông tin để người học hiểu được tầm quan trọng và giá trị của khóa học. Như vậy họ sẽ tập trung và chuyên tâm học hơn.
- Cần có các hoạt động tạo sự hào hứng, và thu hút sự tham gia của học viên để tăng hiệu quả đào tạo
6. Đánh giá hiệu quả của từng đợt đào tạo
Sau mỗi buổi đào tạo và mỗi khóa đào tạo đều cần đánh giá và đưa ra các đề xuất cải tiến.
Đánh giá hiệu quả sau mỗi buổi học:
- Số lượng học viên tham gia, số lượng đến đúng giờ, số lượng đến muộn
- Phân tích hiệu quả tác động trong mỗi phân đoạn theo timeline của kịch bản:
- Trình tự nội dung như kịch bản có ổn không? có phải thay đổi gì không?
- Giảng viên giảng thế nào? Cần làm gì để tốt hơn
- Mức độ tập trung, hào hứng, tỷ lệ tham gia hoạt động của các học viên.
Đánh giá hiệu quả của cả khóa đào tạo:
- Thu thập phản hồi của học viên.
- Mức độ nắm bắt thông tin của học viên.
- Nếu cần phải cho học viên làm bài kiểm tra.
- Đánh giá hiệu quả ứng dụng nội dung được đào tạo vào hoạt động thực tế.
Trên cơ sở những thông tin đã đánh giá cần điều chỉnh và hoàn thiện cho khóa đào tạo để triển khai cho các đợt tiếp theo.
KẾT LUẬN
Trên đây là các nội dung quan trọng để giúp tổ chức xây dựng bộ quy trình đào tạo nội bộ đầy đủ và chuyên nghiệp. Có bộ quy trình này giúp tổ chức luôn chủ động trong kế hoạch đào tạo nội bộ, kịp thời hỗ trợ nâng cao năng lực nhận sự, sẵn sàng nguồn lực mạnh mẽ trước mọi thử thách và cơ hội chinh phục.