Nội dung chính của bài viết
- Quản lý nhân sự là gì?
- 9 bước của quy trình quản lý nhân sự hiệu quả
- 1. Hoạch định nguồn nhân lực – Bước đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự
- 2. Tuyển dụng nhân sự
- 3. Giúp nhân sự mới hòa nhập với môi trường và công việc
- 4. Quan hệ nhân viên – yếu tố đảm bảo sự gắn kết của nhân sự với công ty
- 5. Chính sách lương thưởng và phúc lợi xã hội
- 6. Quản lý việc nghỉ phép của nhân viên
- 7. Quản lý hiệu suất công việc của nhân viên
- 8. Đảm bảo nhân sự tuân thủ đúng quy định
- 9. Văn hóa doanh nghiệp – yếu tố không thể bỏ qua trong quy trình quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự hiệu quả luôn là bài toán khó khiến các nhà quản trị đau đầu. Mỗi mô hình doanh nghiệp, cơ cấu công ty, cách thức quản lý khác nhau thì quy trình quản lý nhân sự cũng khác nhau, nhưng điểm chung đều là 9 bước cơ bản nhưng vô cùng hiệu quả dưới đây. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức, doanh nghiệp chính là việc quản lý và sử dụng con người trong một tổ chức, doanh nghiệp sao cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất, bảo đảm phù hợp với các quy định pháp luật.
Quản lý và sử dụng con người trong một tổ chức, doanh nghiệp
9 bước của quy trình quản lý nhân sự hiệu quả
1. Hoạch định nguồn nhân lực – Bước đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự
Đây là bước đầu tiên cần tiến hành trong quy trình quản lý nhân sự. Hoạch định nguồn nhân lực (HR Planning) là hoạt động xác định và quản lý nhu cầu, mong muốn tuyển dụng của doanh nghiệp. Quá trình này gồm việc tính toán nguồn cung nhân sự của doanh nghiệp, dự báo nhu cầu, mong muốn của nhân sự và xu hướng trong tương lai, từ đó tạo dựng và thực hiện chiến lược phù hợp.
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả yêu cầu bộ phận nhân sự cần cân bằng nhu cầu nhân sự dài hạn và ngắn hạn với các mục tiêu kinh doanh và tình hình thực tiễn của công ty. Hiện tại, nhiều doanh nghiệp đã và đang ứng dụng các phần mềm phân tích, quản lý nhân sự và dự báo SWOT – để đánh giá chính xác hơn nhu cầu về nguồn nhân lực.
2. Tuyển dụng nhân sự
Bước tiếp theo trong quy trình quản lý nhân sự là tuyển dụng. Tuyển dụng nhân sự là hoạt động tìm kiếm và thu hút những ứng viên đủ tiêu chuẩn đến phỏng vấn. Quá trình này bắt đầu từ việc lập kế hoạch, xác định nguồn tuyển dụng và phương thức tiếp cận các ứng viên. Trên cơ sở đó, bộ phận nhân sự sẽ đăng thông tin tuyển dụng lên các kênh phù hợp, đồng thời xây dựng các bài test, kịch bản phỏng vấn và phương án đàm phán lương thưởng phù hợp.
Phỏng vấn là một bước quan trọng trong tuyển dụng để đánh giá ứng viên phù hợp
3. Giúp nhân sự mới hòa nhập với môi trường và công việc
Sau khi phỏng vấn tuyển dụng nhân sự, bước tiếp theo trong quy trình quản lý nhân sự là giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường và công việc mới (onboarding). Trong quá trình này, họ sẽ được đào tạo về vai trò, kỳ vọng hiệu suất và cung cấp các nguồn lực cần thiết để thành công tại vị trí họ đảm nhiệm.
Nghiên cứu của Hiệp hội Quản trị Nhân sự Hoa Kỳ (SHRM) cho thấy quy trình onboarding chuẩn hóa sẽ nâng cao tỷ lệ giữ chân nhân viên mới trong 3 năm lên tới 70%. Để đảm bảo quá trình này đạt hiệu quả nhất, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư xây dựng những buổi đào tạo nội bộ nhằm nâng cao tay nghề và kỹ năng chuyên môn cho người lao động mới.
4. Quan hệ nhân viên – yếu tố đảm bảo sự gắn kết của nhân sự với công ty
Mục đích của tạo dựng mối quan hệ với nhân viên (Employee Relations) là giúp họ cảm thấy hài lòng trong công việc, muốn gắn bó và trung thành với công ty hơn, từ đó giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên (turnover rate). Thông qua các hoạt động như khảo sát nhu cầu, mong muốn của người lao động hoặc phát tài liệu văn hóa công ty, bộ phận Nhân sự có thể phần nào đo lường, đánh giá được mức độ gắn kết (engagement) và lên kế hoạch tăng cường tương tác trong nội bộ doanh nghiệp.
Mối quan hệ tốt với nhân viên sẽ giúp họ cảm thấy hài lòng trong công việc, muốn gắn bó và trung thành với công ty
5. Chính sách lương thưởng và phúc lợi xã hội
Một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả không thể thiếu chính sách lương thưởng và phúc lợi tốt. Đây là tiền đề tối quan trọng để thu hút và giữ chân nhân viên tiềm năng. Một chính sách toàn diện không chỉ dừng lại ở mức lương mà còn phải tính đến các phúc lợi bổ sung như: chăm sóc sức khỏe, nghỉ hưu, thai sản… cũng như thưởng hiệu suất, thưởng lễ tết.
6. Quản lý việc nghỉ phép của nhân viên
Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả không chỉ là quản lý về khía cạnh công việc. Nghỉ phép là nhu cầu, mong muốn cơ bản của người lao động nhằm đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống; hoặc trong trường hợp xảy ra các sự kiện như sinh con, bệnh tật, người thân qua đời, tai nạn… Nhiệm vụ của bộ phận Nhân sự là theo dõi lịch nghỉ phép của nhân viên. Việc đáp ứng tốt nhu cầu, mong muốn này của nhân viên là điều kiện cần để doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với người lao động, để họ cảm thấy hài lòng và tận tâm hơn với công việc.
7. Quản lý hiệu suất công việc của nhân viên
Đây là quá trình đánh giá, đo lường hiệu quả công việc của nhân viên, từ đó đề xuất phương án giúp họ cải thiện và tính toán lương thưởng dựa theo chất lượng làm việc.. Việc này thường được bộ phận Nhân sự tổ chức thực hiện định kỳ theo tháng, quý, năm. Có nhiều phương pháp quản lý hiệu suất khác nhau, trong đó phương pháp đánh giá hiệu quả bằng các chỉ số trọng yếu – KPIs là một phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
Quản lý hiệu suất công việc là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp
8. Đảm bảo nhân sự tuân thủ đúng quy định
Một bước quan trọng khác trong quy trình quản lý nhân sự là đảm bảo mọi cá nhân tuân theo đúng những quy định chung của doanh nghiệp (compliance). Để làm được những điều này, bộ phận Nhân sự sẽ cần ban hành các hướng dẫn cụ thể, chi tiết cho các phòng ban trong công ty cũng như đưa ra chính sách khen thưởng/xử phạt tương ứng.
9. Văn hóa doanh nghiệp – yếu tố không thể bỏ qua trong quy trình quản lý nhân sự
Văn hóa doanh nghiệp là những giá trị, niềm tin mà mọi nhân viên cùng công nhận và suy nghĩ, hành động như một thói quen. Văn hóa doanh nghiệp giống với đời sống tinh thần và tính cách của một con người, và là yếu tố quyết định đến sự thành bại về lâu dài của doanh nghiệp.
Đây cũng là yếu tố không thể bỏ qua trong quy trình quản lý nhân sự. Hãy thử trả lời những câu hỏi dưới đây để đánh giá ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp bạn tới chất lượng nhân sự:
- Văn hóa doanh nghiệp bạn gồm những giá trị cốt lõi, niềm tin nào?
- Văn hóa đó có giúp doanh nghiệp phát triển bền vững không?
- Có mang đến hiệu suất làm việc nhóm hoặc cá nhân như mong muốn không?
- Có làm khách hàng trở nên thân thiết và có giữ chân được những người giỏi nhất ở lại không?
Văn hóa doanh nghiệp chính là nền tảng để duy trì sự gắn kết và tận tâm của nhân viên đối với mục tiêu chung. Nhiệm vụ của bộ phận Nhân sự là định hình và nuôi dưỡng nền văn hóa này thông qua mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Văn hóa doanh nghiệp là nền tảng duy trì sự gắn kết và tận tâm của nhân viên
Quản trị nguồn nhân lực có vai trò chiến lược trong việc đảm bảo thành công của doanh nghiệp. Việc xây dựng và duy trì một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu chi phí vận hành, cải thiện tương tác nội bộ và chất lượng dịch vụ. Đó là nền tảng cho một môi trường làm việc lành mạnh và nuôi dưỡng lòng trung thành của nhân viên.
Muốn thực hiện được mục tiêu này, điều quan trọng là bộ phận Nhân sự của doanh nghiệp phải được trang bị các công cụ và kỹ năng cần thiết cho những bước kể trên. Chương trình IHRM (pace.edu.vn) được xây dựng dựa trên Khung năng lực & Kiến thức (BoCKTM) – Chuẩn mực Toàn cầu về Quản trị Nhân sự của Hiệp hội Quản trị Nhân sự Hoa Kỳ (SHRM) chắc chắn sẽ giúp bạn trở thành một chuyên gia nhân sự theo chuẩn mực toàn cầu!