QUY TRÌNH TIẾP NHẬN NHÂN VIÊN MỚI – CẨM NANG CỦA HR CHUYÊN NGHIỆP

Xây dựng một quy trình tiếp nhận nhân viên mới đầy đủ và bài bản nhất là khâu rất quan trọng trong hoạt động tuyển dụng, nó giúp doanh nghiệp có được những nhân viên chất lượng và khiến họ có mong muốn gắn bó lâu dài. 

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN NHÂN VIÊN MỚI LÀ GÌ?

Là trình tự các bước tiếp nối sau hoạt động tuyển dụng thành công, bao gồm các khâu từ lúc đón nhận nhân viên mới, giúp họ làm quen với công việc và môi trường, hướng dẫn, đào tạo đến lúc họ làm việc quen thuộc và thành thạo theo quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới được thực hiện bài bản đem đến những lợi ích sau:

• Giúp nhân viên mới:
  • Nhanh chóng hòa nhập với mọi người trong công ty.
  • Nhanh chóng  làm quen và tiếp nhận được công việc.
  • Tự tin và thể hiện những năng lực tốt trong công việc
  • Tìm được định hướng đúng đắn, lựa chọn được vị trí công việc phù hợp.

• Giúp doanh nghiệp:
  • Tạo được sự gắn kết và trung thành của nhân sự
  • Tiết kiệm chi phí tuyển dụng mới.
  • Rút ngắn thời gian tiếp nhận, làm quen công việc của nhân viên mới, nên tiết kiệm chi phí và thời gian.
  • Tuyển được đúng người, hỗ trợ nhân sự đúng hướng giúp doanh nghiệp có được nguồn nhân sự chất lượng. 

CÁC BƯỚC TIẾP NHẬN NHÂN VIÊN MỚI TRONG DOANH NGHIỆP

1. Đón chào nhân viên mới bằng một môi trường chuyên nghiệp

Đây là bước đầu tiên trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới.

Việc tạo ấn tượng tốt ban đầu cho nhân viên mới và giúp họ có cảm giác được đón chào là rất quan trọng. Hãy sẵn sàng mọi thứ hỗ trợ để họ hiểu công việc càng nhanh càng tốt, đừng đẩy họ vào thế lúng túng, bị động.

• Bộ phận nhân sự cần thông báo cho tất cả nhân viên của các phòng ban liên quan để có sự chuẩn bị chu đáo (xem mẫu thông báo tiếp nhận nhân viên mới)
• Chuẩn bị trước các công cụ làm việc cho nhân viên mới: không gian làm việc, bàn ghế, máy tính, văn phòng phẩm, điện thoại…
• Gửi cho nhân viên mới bản mô tả công việc chi tiết, kèm theo toàn bộ tài liệu về thông tin công ty, sản phẩm, dịch vụ để họ tìm hiểu trước.
• In sẵn bảng lịch trình hoạt động của nhân viên mới trong thời gian gia nhập: lịch đào tạo, lịch theo kế hoạch công việc của bộ phận tiếp nhận nhân viên đó…
• Đưa nhân viên mới đi làm quen và giới thiệu với từng nhân sự trong các phòng ban liên quan. Công ty cần có văn hóa chào đón nồng nhiệt người mới để họ không bị bỡ ngỡ và tách biệt
• Nếu người mới đó ở vị trí quan trọng thì cần tổ chức một buổi tiệc nhỏ để giúp họ làm quen với mọi người trong công ty.

2. Hướng dẫn nhân viên mới tiếp nhận công việc

Công ty cần chuẩn bị sẵn tất cả các tài liệu và cử người liên quan ở từng mảng giới thiệu và hướng dẫn để họ nắm được các thông tin sau:

• Thông tin về công ty: lịch sử hình thành và phát triển, phương châm, triết lý hoạt động, văn hóa doanh nghiệp, định hướng trong tương lai.
• Thông tin về lĩnh vực hoạt động, về sản phẩm, dịch vụ mà công ty kinh doanh.
• Thông tin liên hệ của công ty, của những nhân sự liên quan.
• Chính sách về cơ chế, lương thưởng.
• Nội quy, quy định nội bộ: giờ giấc làm việc, ăn mặc, giao tiếp, 
• Quy trình vận hành chuyên môn của bộ phận nhân viên mới vào làm 
• Quy trình phối hợp với các phòng ban liên quan khác.
• Phân tích chi tiết và trả lời mọi câu hỏi của nhân viên mới về bảng mô tả công việc, chức năng, nhiệm vụ, KPI của vị trí công việc mà họ tiếp nhận. 

3. Đào tạo nhân viên mới.

Tùy theo tính chất từng vị trí công việc để có những hoạt động đào tạo phù hợp. Thông thường, nhân viên mới sẽ được tham gia các loại hình đào tạo sau:

• Đào tạo trực tiếp trên công việc (on-job training): loại hình này được triển khai đối với các nội dung liên quan đến chuyên môn công việc, quy trình công việc, sự phối hợp với các phòng ban.

Nhân viên mới sẽ được người có kinh nghiệm hướng dẫn, đào tạo cụ thể trong quá trình làm việc, trực tiếp trên nghiệp vụ khi triển khai công việc. Nhân viên mới được tiếp nhận dần từng phần công việc theo quy trình:

Khi đầu việc đó làm ổn rồi thì tiếp tục sang các đầu việc khác cho đến khi nhân viên mới thành thạo toàn bộ các công việc trong phạm vi của mình.

• Đào tạo tập trung: nhân viên mới được tham gia các khóa đào tạo liên quan đến công việc của họ do công ty tổ chức như: các khóa học về nâng cao các kỹ năng bổ trợ cho công việc; khóa học nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ; khóa học về tư duy, thái độ…

4. Đánh giá sự phù hợp của nhân sự mới

Sau quá trình tiếp nhận và đào tạo, cần đánh giá nhân sự mới để có thông tin đúng về năng lực, trình độ của họ cũng như có sự điều chỉnh sắp xếp hoặc định hướng phù hợp.

Việc đánh giá được triển khai kết hợp các hình thức sau:

• Nói chuyện trực tiếp: người phụ trách đánh giá nói chuyện cởi mở với nhân viên mới, lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của họ để đánh giá mức độ phù hợp với công việc.
• Kiểm tra trực tiếp trên kết quả công việc của nhân viên mới.
• Người quản lý trực tiếp gửi bản đánh giá nhân viên mới: 
  • Trình độ chuyên môn.
  • Các kiến thức và kỹ năng mềm khác bổ trợ cho công việc
  • Mức độ hoàn thành các công việc được giao
  • Thái độ làm việc
  • Thái độ chấp hành các quy định, nội quy của công ty và phòng ban
  • Mức độ hợp tác trong công việc
  • Khả năng phối hợp làm việc với các nhân sự và phòng ban liên quan.
  • Năng lực xử lý công việc phát sinh hay các tình huống lạ.

• Cho nhân viên mới làm bài thu hoạch sau quá trình đào tạo sẽ phản ánh được mức độ nắm bắt và tư duy xử lý công việc của họ.

Sau khi có kết quả đánh giá, lãnh đạo hoặc bộ phận nhân sự xác định được vị trí công việc và chế độ đãi ngộ phù hợp nhất với người nhân viên mới, nói chuyện với họ để định hướng và thống nhất.

CÁC MẪU VĂN BẢN TIẾP NHẬN NHÂN VIÊN MỚI:

• Mẫu Quyết định tiếp nhận nhân viên mới:

Được dùng để hợp thức về mặt pháp lý khi ứng viên được trúng tuyển. Download mẫu tại đây.

• Mẫu thông báo nhân sự mới:

Mẫu này để gửi thông tin cho các nhân sự, phòng ban về việc nhân sự mới vào làm. Download mẫu tại đây

• Mẫu Quyết định tiếp nhận nhân viên chính thức:

Mẫu này được dùng khi nhân viên mới hoàn thành thời gian thử việc và trở thành nhân viên chính thức của công ty. Download mẫu tại đây

CẨM NANG DÀNH CHO NHÂN VIÊN MỚI

Khi tiếp nhận công việc trong một môi trường mới, điều quan trọng là nhanh chóng làm chủ được công việc và hài hòa trong các mối quan hệ xung quanh. Những bí quyết nhỏ sau sẽ giúp bạn rất nhiều.

KẾT LUẬN

 Quy trình tiếp nhận nhân viên mới là một thành phần quan trọng trong hệ thống quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty. Quy trình này cần được thực hiện nghiêm túc để giúp cho nhân sự mới phát huy được thế mạnh cũng như có mong muốn cống hiến và gắn bó lâu dài với công ty. Làm chuẩn từ khâu này sẽ giúp doanh nghiệp có được hệ thống nguồn lực nhân sự chất lượng, làm việc hiệu quả.