Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chi tiết nhất

 

1. Nghiên cứu thông tin

Sau khi tiếp nhận thông tin từ sếp hoặc khách hàng, bạn cần xác định mục đích và chủ đề chính của chương trình sự kiện. Việc xác định đúng chủ đề sẽ quyết định nội dung chương trình và kế hoạch triển khai sự kiện.

1.1. Thu thập thông tin cần thiết

Để xây dựng quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chi tiết nhất bạn cần tổng hợp các thông tin liên quan đến sự kiện như:

  • Mục đích của sự kiện
  • Kiểu chương trình, thông điệp của sự kiện
  • Khách mời tham dự
  • Quy mô của sự kiện
  • Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
  • Dự toán ngân sách

Đây là một trong những bước quan trọng vì thu thập thông tin sẽ giúp bạn định hướng được công việc, các hạng mục cần triển khai trong quy trình tổ chức sự kiện.

1.2. Xác định chủ đề của sự kiện

Xác định chủ đề của sự kiện sẽ là chìa khóa giúp bạn lập kế hoạch chi tiết cho các bước tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện. Với mỗi sự kiện sẽ có các yêu cầu về bài trí sân khấu, không gian sự kiện, chủ đề nội dung khác nhau. Vì thế mỗi sự kiện cần có một ý tưởng chủ đề riêng, phù hợp với yêu cầu và các tiêu chí mà sự kiện hướng tới.

Bạn có thể tham khảo thêm ý tưởng chủ đề tại: ( link youtube)

Khi đã có chủ đề của sự kiện bước tiếp theo bạn cần làm là lập kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục trong sự kiện, đảm bảo hoạt động trong sự kiện được đầy đủ và chuyên nghiệp nhất.

2. Lập kế hoạch tổ chức

Kế hoạch nhân sự
Các thiết kế, hạng mục cần thiết
Thiết bị
Cách thức vận hành
Ngân sách cho từng phần
Dự đoán và kiểm soát rủi ro

3. Lên kịch bản, timeline chi tiết

Kế hoạch phân chia nhân sự
liệt kê các hạng mục nhân sự/thiết kế/dịch vụ sử dụng trong sự kiện
TRƯỚC QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC
Truyền thông cho sự kiện
Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ

TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC
Chuẩn bị, dàn dựng
4 Tiến hành sự kiện
GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN
Kết thúc sự kiện
Họp rút kinh nghiệm
(mẫu lập kế hoạch sự kiện với timeline chi tiết)

4. Triển khai tổ chức sự kiện

Lễ tân đón khách, checkin
Khai mạc chương trình: MC giới thiệu đại biểu, tiết mục mở màn
Tổ chức các hoạt động trong sự kiện theo timeline
Phục vụ ăn uống
Kết thúc chương trình, tiễn khách và tặng quà

5. Tổng kết đánh giá

Mọi chi tiết xin liên hệ:
Công ty
Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 2:
Phone: 0912.345.666
Hotline: 0912.345.666
Email: info@tiepthiinternet.com
Website: https://tiepthiinternet.com/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.