[Bí kíp] Tổ chức sự kiện giáo dục đơn giản, hiệu quả dành cho người mới

Hằng năm mỗi dịp lễ như 30/4, thi đua, hay tổng kết… các thầy cô đều phải chuẩn bị tổ chức sự kiện giáo dục cho ngôi trường thân thương của mình. Làm sao để tổ chức sự kiến giáo dục đơn giản mà hiệu quả.

Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu hơn về một sự kiện giáo dục và cách thức để tổ chức.

1- Xác đinh mục đích của việc tổ chức sự kiện giáo dục.

Với mỗi một chương trình sự kiện đều có những mục tiêu riêng tùy theo quy mô hay tính chất của sự kiện. Nhưng chúng ta vẫn có những mục tiêu cơ bản như:

• Sự kiện mang mục đích phát động, hoặc hưởng ứng phong trào chủ chương của đảng và nhà nước
• Sự kiện mang mục đích truyền thông quảng, kêu gọi phụ huynh cùng hưởng ứng một họa động mới của nhà trường.
• Sự kiện mới mục tiêu báo cáo, tổng kết năm học.

Từ những mục tiêu như vậy mà nhà trường sẽ xây dựng kế hoạch triển khai chương trình.

2- Lên kế hoạch tổ chức sự kiện giáo dục.

Trong một sự kiện của nhà trường thường sẽ có sự tham gia của nhiều ban ngành đoàn thể. Vì vậy để một sự kiện thành công cần một kế hoạch chi tiết tỉ mỉ từng bước trước, trong và sau chương trình như thế nào cho đúng quy cách của giáo dục và nhà nước.

2.0.1 Chuẩn bị trước tổ chức sự kiện: 

• Lên check list danh sách công việc cần làm.
• Xác định vai trò của ban tổ chức trong sự kiện.
  • Chủ trì sự kiện (hiệu trưởng, hiệu phó…)
  • Phó chỉ trì (Quan sát điều phối)
  • Ban đối ngoại, tiếp đón.
  • Ban hậu cần, trang trí, set up bố cục, chăm sóc học sinh…
  • Ban Media, truyền thông
    • Chuẩn bị các thiết bị và kế hoạch thu gom tài nguyên, hình ảnh
  • Ban tài chính.
  • MC
  • Bộ phận âm thanh, ánh sáng, điện.
    • Chuẩn bị âm nhạc và nguồn điện ổn định…
  • Ban văn nghệ.
• Hoạch định dự trù kinh phí cho chương trình.
• Xác định khách mời, cơ quan ban ngành cùng tham dự.
• Viết thư mời, gửi các có quan sở ban ngành cùng tham gia.
• Thông báo với cơ quan chức năng quản lý như Phòng giáo dục, sở giáo dục, ủy ban nhân dân tỉnh huyện về sự kiện…
• Thư mời báo chí, phóng viên…
• Lên kịch bản trong chương trình.
  • Hoạt động chính, hoạt động phụ.
  • Từng bước trong sự kiện, người phát biểu, khách mời và các hoạt động.
• Tập duyệt, đánh giá công việc trước chương trình.
• Chuẩn bị quà tặng cho đại biểu như (hoa, sổ, bút, cúp, bằng khen…)

2.0.2 Trong thời gian diễn ra sự kiện.

• Nhạc nền đón tiếp và chuẩn bị.
• Ổn định hội trường, thông báo đến giờ
• Chào cờ
• Văn nghệ chào mừng
• Tuyên bố lý do của chương trình sự kiện.
• Giới thiệu đại biểu, ban ngành đoàn thể.
• Trao quà tặng, phần thưởng, tặng hoa.
• Cảm nghĩ của ban ngành đoàn thể, khách mời cùng tham dự.
• Kêu gọi phong trào
• Bế mạc chương trình

2.0.3 Truyền thông sau sự kiện, đánh giá rút kinh nghiệm.

• Gửi thư cảm ơn các ban ngành đoàn thể đã tham gia
• Lên bài truyền thông trên fanpage của trường hoặc báo đài.
• Họp đánh giá ưu, nhược điểm, giải pháp.

3. Bí kíp mời cơ quan ban ngành, đoàn thể, nhà báo trong tổ chức sự kiện giáo dục.

Tùy vào quy mô của sự kiện mà các đơn vị tổ chức sự kiện giáo dục sẽ xác định khách mời. Ví dụ 1 chương trình về tuyên truyền văn hóa đọc nhân ngày sách việt nam 21 tháng 4 hàng năm thì khách mời có thể là một diễn giả, một tác giả…

Về mặt chương minh cho chương trình là những khách mời phía phòng, sở giáo dục hay ủy ban nhân dân quận, huyện, tỉnh… Với những khách mời này cần phải gửi kết hoạch rất chi tiết cụ thể và đúng chủ chương của nhà nước. Tùy thuộc vào sự quan trọng của sự kiện và mối quan hệ của nhà trường sẽ sắp xếp phù hợp

4. Liên hệ báo chí và phóng viên tham gia sự kiện giáo dục.

Các tờ báo chính thống của tỉnh, nhà nước rất sẵn sàng đến hỗ trợ truyền thông cho các đơn vị trường công lập. Đặc biệt những sự kiện mang tính chất tuyên truyền theo chủ chương của đang và nhà nước.

Bước 1: Tìm kiếm thông tin liên hệ trên trang chính thống của tờ báo địa phương

Bước 2: Gửi thư mời kèm thông tin khung thời gian của chương trình.

Bước 3: Liên hệ xác nhận thông tin qua hotline của tờ báo địa phương.

Mẫu gửi cơ quan báo đài, phóng viên

5. 6 Sự kiện giáo dục quan trọng trong một năm cần lưu tâm

1. Lễ khai giảng năm học mới
2. Lễ tổng kết năm học
3. Lễ nhà giáo việt nam
4. Ngày hội sách tháng 4 hàng năm
5. Ngày nhà giáo việt nam 20 tháng 11 hàng năm
6. Lễ quốc khánh ngày 2 tháng 9 hàng năm

6. Quản lý rủi ro trong tổ chức sự kiện giáo dục.

Trong khi tổ chức sự kiễn sẽ có thể diến ra rất nhiều rủi ro như mất điện, loa đài âm thanh cần được xử lý hoặc không có sự tham gia của một vài nhân vật khách mời…Vì vậy nhà trường luôn trong tinh thần chuẩn bị linh hoạt để xử lý sự cố.

Đặc biệt luôn có những phương án dự phòng trong các sự cố ví dụ như chuẩn bị sẵn máy nổ hay người thay thế hoặc đẩy chương trình…

Với một trường học, các sự kiện tại trường là cách truyền tải thông điệp sâu sắc đến với các em học sinh, phụ huynh hoặc giáo viên nhà trường. Nếu có một sự kiện ấn tượng sẽ giúp trường có cơ hội gắn kết các thầy cô và phát triển tinh thần cho các em học sinh rất tốt.