Tổ chức sự kiện ngoài trời – 10 lưu ý quan trọng không thể bỏ qua.

Một không gian mở thoáng đãng, bạn có thể thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều người tham gia hơn….là những ưu điểm lớn khi bạn muốn tổ chức sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công mỹ mãn, bạn không thể bỏ qua 10 lưu ý quan trọng sau đây…

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp với đối tượng khách mời.

Tùy mục đích của sự kiện, đối tượng khách mời cũng sẽ khác nhau. Khi có danh sách khách mời, bạn có thể dựa vào đó để tìm một địa điểm tổ chức phù hợp nhất:

Công viên hay khu vui chơi:

Địa điểm này thường phù hợp với các sự kiện dành cho trẻ em, ở đây sẵn có sẵn các không gian trang trí dành cho trẻ thơ phù hợp để các em vui chơi, học hỏi và khám phá.

Bãi biển, khu du lịch sinh thái:

Bãi biển thường được các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức Team Building cho nhân viên, thích hợp với các hoạt động thể thao, các hoạt động thể lực, vui chơi trò chơi…

Sân vườn của Khách sạn, Resot:

Đây là những không gian sang trọng phù hợp với tổ chức tiệc cưới cao cấp hoặc các sự kiện cấp cao mà khách mời là doanh nhân hay những người có địa vị xã hội.

2. Trang trí không gian tổ chức sự kiện ngoài trời.

Thông thường, các không gian tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ không được trang trí sẵn, do đó bạn cần lập kế hoạch chi tiết những hạng mục trang trí phù hợp với sự kiện diễn ra. Có các yếu tố sau cần lưu ý.

• Liệt kê chi phí trang trí: Sẽ có rất nhiều thứ lặt vặt phải chi, bạn cần kiểm soát tốt các con số nhỏ này.
• Lựa chọn vật liệu trang trí: Do tổ chức ngoài trời rất dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết, nên đồ vật trang trí cũng dễ bị hỏng hóc, bạn cần lựa chọn những vật liệu bền có thể chịu được mưa nắng.
• Đồ trang trí tiện cho việc di dời, thay đổi vị trí nếu cần có không gian phù hợp hơn cho một hoạt động gì đó.

3. Đảm bảo đầy đủ các thủ tục pháp lý trước khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Trước ngày diễn ra sự kiện, bạn cần đảm bảo phải có đầy đủ giấy tờ pháp lý, giấy phép hoạt động, hợp đồng với các bên liên quan trước khi tổ chức. Điều này sẽ đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, chẳng may có vấn đề gì bất trắc cũng dễ dàng giải quyết.

4. Lên ý tưởng, kịch bản khi tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp.

• Bạn cần lên kế hoạch cho nội dung chương trình và tập duyệt trước.
• Các bài phát biểu, các tiết mục văn nghệ, múa hát cần được sắp xếp hợp lý tạo không khí gần gũi, vui vẻ cho khách mời tham dự
• Bạn cũng nên nghĩ tới việc mời các Ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng có mặt, điều này sẽ tác động rất lớn tới không khi của sự kiện diễn ra.
• Một lợi thế của tổ chức sự kiện ngoài trời là bạn có thể xem lẫn các trò chơi vận động, đó vui có thưởng để gắn kết khách mời (đặc biệt là các sự kiện dành cho trẻ em).

5. Lên phương án chuẩn bị các trang thiết bị phù hợp nhất.

• Các thiết bị khi tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ rất dễ bị tác động bởi điều kiện thời tiết, bạn cần sử dụng những thiết bị chuyên dụng và an toàn che chắn, khi trời mưa có thể dễ dàng di chuyển.
• Các thiết bị âm thanh, ánh sáng sẽ có vai trò rất quan trọng với một sự kiện được tổ chức ngoài trời. Với không gian rộng, bạn cần những thiết bị công suất lớn hơn, nhưng vẫn phải đảm báo không gây ảnh hưởng quá nhiều tới bên ngoài.
• Do sự kiện ngoài trời sẽ có nhiều các hoạt động chơi trò chơi, bạn nên lựa chọn bàn ghế có thể dễ dàng di chuyển và sắp xếp thuận tiện nhất.

6. Lưu ý các vấn đề thời tiết sẽ gây ảnh hưởng tới quá trình tổ chức sự kiện ngoài trời.

7. Dự phòng các chi phí cũng như vấn đề phát sinh trong khi tổ chức.

8. Xem xét các vấn đề về an ninh, trật tự khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Khoanh vùng khu vực an toàn

Đối với một sự kiện ngoài trời, đặc biệt ở bãi biển hay khu du lịch sinh thái, cần thiết lập một khu vực an toàn và hạn chế khách mời ra khỏi khu vực này.

Có nhiều nhân viên an ninh túc trực kiểm tra thường xuyên

Một sự kiện ngoài trời cần nhiều nhân viên an ninh túc trực tại nơi tổ chức để tránh kẻ gian đột nhập, mất cắp hay gây mất trật tự. Họ cũng sẽ lập tức hỗ trợ trong các trường hợp xảy ra sự cố bất ngờ.

Lập kế hoạch cho trường hợp xấu nhất

Sự kiện ngoài trời luôn có khả năng rủi ro, ví dụ như có trẻ lạc, thời tiết xấu, có kẻ xâm nhập,… Hãy lên kế hoạch dự phòng cho mọi trường hợp. 

Có đội ngũ y tế túc trực

Một đội ngũ y tế gần như chắc chắn phải có trong bất kỳ sự kiện ngoài trời nào. Họ sẽ kịp thời có mặt hỗ trợ ngay khi xảy ra tai nạn vì các sự kiện ngoài trời thường kèm theo các hoạt động thể chất. Điều này cũng sẽ khiến khách mời cảm thấy an tâm và thoải mái hơn khi tham gia các hoạt động.

9. Các vấn đề liên quan tới vệ sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

10. Chuẩn bị phương án xử lý sự cố khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Cuối cùng, một sự kiện ngoài trời với hàng ta hoạt động và số lượng khách mời cũng rất đông, lại  dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết thì càng dễ xảy ra sự cố. Bạn cần lên phương án đề phòng và giải quyết ngay lập tức các sự cố có thể xảy đến như:

Trẻ em bị lạc:

Các sự kiện không gian mở cho trẻ em sẽ rất dễ xảy ra tình trạng lạc đường nếu không được giám sát kỹ, bạn cần kết hợp với phụ huynh và nhân viên an ninh đảm bảo các em luôn trong tầm kiểm soát.

Kẻ gian đột nhập:

Những vị khách không mời này không khó khăn để đột nhập vào một sự kiện ngoài trời, bạn cần kiểm soát tốt số lượng khách mời ra vào. Với sự kiện mở cửa tự do, cần kết hợp với nhân viên an ninh và cảnh báo khách tham dự đề cao cảnh giác.

Xảy ra hỗn loạn khi có sự cố:

Chỉ một sự cố nhỏ như mưa gió bất ngờ, chập cháy cũng có thể gây ra hỗn loạn cho khách mời, bạn cần chuẩn bị phương án ứng phó khẩn cấp khi hỗn loạn xảy ra và trấn an khách mời nhanh chóng ổn định lại mới có thể dễ dàng giải quyết sự cố.

Lời kết:

Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn là một hoạt động thú vị và mang lại nhiều cảm xúc cho khách mời, hy vọng với cẩm nang những lưu ý trên đây có thể giúp bạn phần nào trong quá trình chuẩn bị và triển khai một sự kiện ngoài trời hoàn hảo.