[TIPS] TOP 8 BÍ QUYẾT CHO KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ NHẤT

Bạn luôn cảm thấy không đủ thời gian cho mọi việc? Bỏ túi ngay 8 bí quyết cho kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất với bài viết dưới đây.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng lập kế hoạch cho các hành động với các khoảng thời gian xác định một cách khoa học nhằm đạt hiệu quả và năng suất cao nhất. Thời gian là nguồn lực hữu hạn, bạn cần kỹ năng quản lý thời gian để phẩn bổ nguồn lực này một cách hợp lý nhất.

Thời gian là nguồn lực có hạn cần được phân bổ hợp lý

Những lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian

1. Kỹ năng quản lý thời gian giúp nâng cao hiệu suất công việc

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn phân bổ nguồn lực và thời gian hợp lý. Từ đó nâng cao hiệu quả công việc lên mức tối đa.
Các công việc quan trọng luôn cần nhiều thời gian và công sức đầu tư hơn là các việc kém quan trọng. Nếu bạn không chủ động xây dựng kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ dễ dàng bị lạc lối trong hàng tá nhiệm vụ mỗi ngày mà không đạt kết quả mong muốn.

Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp nâng cao hiệu suất công việc

2. Kỹ năng quản lý thời gian giúp giảm stress

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng, tâm lý của bạn sẽ thoải mái hơn và có động lực làm việc hơn. Khi đã biết cách kiểm soát thời gian, bạn sẽ dễ dàng có được cuộc sống cân bằng và chất lượng.

3. Kỹ năng quản lý thời gian giúp tạo thêm thời gian cho các công việc ưa thích

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn có thêm thời gian trống cho các hoạt động ưa thích như chăm sóc cơ thể, học tập, vui chơi, dành thời gian bên gia đình và người thân.. Bạn sẽ thấy cuộc đời đáng sống hơn.

4. Kỹ năng quản lý thời gian giúp loại bỏ thói quen xấu

Để có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn buộc phải từ bỏ các thói quen xấu đánh cắp quỹ thời gian vô giá của bạn mỗi ngày. Các thói quen xấu có thể kể đến như: trì hoãn, mất tập trung, tán gẫu vô bổ, dùng mạng xã hội trong giờ làm việc…

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn loại bỏ các thói quen xấu

5. Kỹ năng quản lý thời gian giúp làm ít được nhiều

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả còn giúp bạn đạt mục tiêu với ít nỗ lực nhất. Bằng cách sử dụng đòn bẩy thời gian (sẽ được giới thiệu ngay bên dưới bài viết) bạn sẽ biết cách tận dụng thông minh nguồn lực thời gian của người khác để đạt mục tiêu của mình.

Top 8 bí quyết cho kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

1. Kỹ năng quản lý thời gian – bí quyết 1: Lập danh sách việc cần làm (To do List)

Để có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần xây dựng thói quen lập danh sách các công việc cần làm (To do List) kèm theo thời hạn dự kiến cho mỗi công việc.

Hãy tập thói quen lên danh sách các công việc cần làm

Hành động lập danh sách việc cần làm này chỉ tiêu tốn một ít thời gian, thông thường chỉ vào khoảng 10-15 phút nhưng giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời sau sau đó. Đây thực sự là một trong những cách hiệu quả nhất giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.

2. Kỹ năng quản lý thời gian – bí quyết 2: Luôn sắp xếp thứ tự ưu tiên

Sau khi đã có danh sách việc cần làm trong tay, tiếp theo bạn đừng nhảy vào hành động ngay mà hãy dành thời gian sắp xếp thứ tự ưu tiên của các đầu việc.

Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc cần hoàn thành

Để nâng cao hiệu quả của kỹ năng quản lý thời gian, bạn có thể tập sử dụng phương pháp Ma trận Eisenhower để sắp xếp thứ tự ưu tiên. Các nhóm công việc thứ tự ưu tiên theo Ma trận Eisenhower bao gồm:
-Quan trọng và khẩn cấp 🡪 Cần thực hiện ngay
-Quan trọng và không khẩn cấp 🡪 Lên kế hoạch thực hiện vào thời điểm cụ thể
-Không quan trọng và khẩn cấp 🡪 Giao việc cho người khác thực hiện ngay
-Không quan trọng và không khẩn cấp 🡪 Loại bỏ khỏi danh sách

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower (Nguồn ảnh: https://www.getclockwise.com)

Với phương pháp này, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy nên phân bổ nguồn lực và thời gian vào những công việc nào trước tiên.

3. Kỹ năng quản lý thời gian – bí quyết 3: Lên kế hoạch hành động

Sau khi đã xây dựng danh sách việc cần làm cùng thứ tự ưu tiên, hãy bắt tay vào lên kế hoạch hành động cho mỗi công việc.
Việc lên kế hoạch hành động cần được chú ý và xây dựng chi tiết rõ ràng để đảm bảo công việc đạt được mục tiêu và tránh phải mất thời gian sửa lại. Bạn nên chia nhỏ các công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, sau đó phân bổ nhân lực và nguồn lực cho các nhiệm vụ nhỏ đó.

Kế hoạch hành động cần chi tiết và rõ ràng

4. Kỹ năng quản lý thời gian – bí quyết 4: Hành động ngay không trì hoãn!

Để có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả bạn cần tập thói quen hành động ngay không trì hoãn.
Sự trì hoãn là kẻ thù lớn nhất của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, thói quen xấu này sẽ đánh cắp rất nhiều thời gian trong ngày của bạn. Hãy hành động ngay khi quyết định, dần dần bạn sẽ đánh bại sự trì hoãn.

5. Kỹ năng quản lý thời gian – bí quyết 5: Luyện khả năng tập trung sâu (deepwork)

Bên cạnh sự trì hoãn thì thói quen xao nhãng là kẻ thù thứ 2 của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Trong thời đại giao tiếp dễ dàng ngày nay, khả năng tập trung sâu khi làm việc hay học tập lại trở thành lợi thế cho bất cứ ai sở hữu nó.

Tập trung sâu khi làm việc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất

Khi rèn luyện năng lực tập trung sâu, bạn sẽ nhận ra não bộ của mình có thể phát huy tối đa khả năng và mang lại nhiều kết quả bất ngờ đấy.

6. Kỹ năng quản lý thời gian – bí quyết 6: Chọn không gian làm việc yên tĩnh

Bạn sẽ khó tập trung làm việc hay học tập nếu xung quanh quá nhiều sự ồn ào. Hãy lựa chọn không gian làm việc thật yên tĩnh giúp bạn có thể tập trung hoàn thành công việc của mình.
Mẹo nhỏ cho kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: nếu bạn không thể tìm được không gian đủ yên tĩnh, hãy sử dụng một tai nghe chống ồn để giúp bạn lọc bớt tạp âm của môi trường xung quanh.

Hãy chọn không gian làm việc yên tĩnh

7. Kỹ năng quản lý thời gian – bí quyết 7: Sử dụng công cụ quản lý thời gian

Bạn có thể thử dụng phương pháp Pomodoro để tăng cường kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
Phương pháp Pomodoro được phát minh bởi Francesco Cirillo.

Với Pomodoro bạn sẽ tập trung làm việc trong thời gian 25 phút sau đó bạn sẽ nghỉ ngắn 5 phút, sau đó bạn lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Và cứ sau mỗi 4 phiên 25 phút này thì bạn nghỉ ngơi trong 15-30 phút. Đây là một phương pháp rất hay giúp bạn duy trì được sự tập trung và năng lượng trong thời gian dài.

8. Kỹ năng quản lý thời gian – bí quyết 8: Chia sẻ công việc cho người khác

Một trong những bí quyết rất hay trong kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là tận dụng thời gian của người khác (đòn bẩy thời gian).

Tận dụng thời gian của người khác để hoàn tất công việc với ít thời gian nhất

Bạn hãy xem xét các công việc nào bạn có thể giao cho người khác xử lý thay giúp bạn. Sau đó bạn hãy giao việc ngay cho họ. Người này có thể là đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới hoặc một cộng tác viên.

Đừng ngại bỏ ra chi phí thuê ngoài đối với các công việc không quá quan trọng nhưng tiêu tốn quá nhiều thời gian. Đòn bẩy thời gian là chiến lược rất hữu ích giúp bạn có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc.

Với bài viết này, chúng tôi tin rằng bạn đã có đủ hiểu biết và bí quyết để có thể áp dụng cho kỹ năng quản lý thời gian của minh. Hãy tham khảo và vận dụng ngay vào công việc của bạn và hãy xem bạn có thể gặt hái được những gì từ kỹ năng này nhé. Chúc các bạn thành công!