Nội dung chính của bài viết
Điều hành công sở là gì?
Điều hành công sở là nghệ thuật lập kế hoạch, tổ chức, thiết kế, kiểm soát nhân viên và điều hành các hoạt động để đạt được sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của một công ty. Việc quản lý có thể áp dụng ở cấp chiến lược, cấp chiến thuật và thậm chí ở cấp độ hoạt động. Nó nhằm mục đích tăng cường sự tập trung và chú ý của nhân viên tại văn phòng vào nhiệm vụ và trách nhiệm của họ.
Tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên để đạt được mục tiêu trong thời hạn mong muốn là những yếu tố góp phần giúp điều hành công sở thành công. Không chỉ vậy, nhân viên cần được đánh giá để xác định điểm mạnh và điểm yếu của họ. Việc phân tích được các nhà điều hành công sở tận dụng để tạo nên sự phối hợp và cộng tác tốt hơn giữa các nhân viên.
Mục tiêu của Điều hành công sở
Hợp lý hóa quy trình làm việc
Điều hành công sở hướng tới việc đảm bảo các hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách trơn tru và liền mạch, tạo ra hiệu quả công việc, giảm gánh nặng đào tạo và kiểm soát nhân viên
Hợp tác và Điều phối
Điều hành công sở nhằm tạo ra sự phối hợp giữa các bên liên quan bên trong và bên ngoài, tập trung nguồn lực để thực hiện một mục tiêu của tổ chức. Sự phối hợp đồng thời giúp ngăn chặn thông tin sai lệch và xung đột nội bộ.
Phát minh và sáng tạo
Việc lặp lại các phương thức cũ trong công việc dẫn đến sự trì trệ trong tăng trưởng và hiệu quả. Điều hành công sở nhằm mục đích khuyến khích và kích thích các phát minh, sáng tạo, phân tích sâu và công việc nghiên cứu.
Thị trường cạnh tranh
Điều hành công sở tập trung vào việc trang bị cho ban lãnh đạo công ty khả năng thích ứng với nhu cầu ngày càng cao và sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
Sử dụng nguồn lực hiệu quả
Các nhà điều hành công sở cố gắng đảm bảo các nguồn lực được điều chỉnh một cách có hệ thống cho các hoạt động hiện có. Tách biệt giữa hoạt động giá trị và hoạt động phi giá trị gia tăng là cách then chốt để sử dụng nguồn lực hợp lý.
6 kỹ năng điều hành công sở cốt lõi
Các nhiệm vụ của việc điều hành công sở đòi hỏi sự nhanh nhẹn, linh hoạt và bí quyết riêng của người quản lý. Điều cần hiểu là không phải ai cũng có tất cả các kỹ năng điều hành công sở, nhưng có những kỹ năng cốt lõi mà người quản lý cần tập trung vào và cải thiện để giúp điều hành tốt tổ chức của mình.
Hãy cùng điểm qua 6 kỹ năng cần thiết giúp bạn trở thành một nhà điều hành công sở giỏi.
1. Kỹ năng quản trị trong điều hành công sở
Việc điều hành công sở đòi hỏi bạn phải nắm chắc những kiến thức cơ bản về quản trị. Kỹ năng quản trị thường bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Duy trì hệ thống, thủ tục giấy tờ và hồ sơ
- Quản lý tuyển dụng
- Đánh giá hiệu suất
- Xử lý thư và tài liệu
- Quản lý lịch trình của nhân viên
- Quản lý ngân sách và chi tiêu
Để thực hiện những nhiệm vụ này một cách hiệu quả, bạn cũng có thể cần các kỹ năng về ủy quyền, đa tác vụ, xử lý thông tin, quản lý thời gian và tổ chức. Các kỹ năng quản trị có thể được cải thiện tương đối dễ dàng, thường là khi thực hành liên tục và lặp đi lặp lại.
Nếu quản trị không phải là điểm mạnh nhất của bạn, đừng hoảng sợ. Hãy đặt ra một mục tiêu cụ thể và khả thi cho bản thân, cân nhắc việc đưa một người cố vấn vào hội đồng quản trị để giúp bạn trong quá trình này cũng như đánh giá sự thành công của bạn. Các khóa học nâng cao về quản trị doanh nghiệp – tổ chức dành cho đội ngũ lãnh đạo định kỳ cũng là một cách hay để cải thiện năng lực của người quản lý.
2. Kỹ năng giao tiếp trong điều hành công sở
Vì vai trò của một người điều hành công sở đòi hỏi phải giao tiếp với các nhân viên khác, quản lý cấp cao, nhà cung cấp và khách đến văn phòng, nên kỹ năng giao tiếp tốt là chìa khóa thành công của bạn. Bộ kỹ năng điều hành công sở cụ thể này có thể bao gồm quản lý, giải quyết và ủy quyền xung đột cũng như các hình thức giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản.
Ngoài các khóa học giao tiếp công sở để củng cố bộ kỹ năng cụ thể này, bạn cũng có thể thử một số chiến lược phát triển bản thân sau:
-
Tìm hiểu về giao tiếp phi ngôn ngữ. Khoảng 55% giao tiếp là phi ngôn ngữ. Bất cứ khi nào có thể, hãy giao tiếp trực tiếp và tìm hiểu về các tín hiệu phi ngôn ngữ như giao tiếp bằng mắt và ngôn ngữ cơ thể.
-
Nếu nghi ngờ, hãy trao đổi sâu hơn. Nếu bạn không chắc liệu ai đó có hiểu chính xác ý của bạn hay không, bạn có thể yêu cầu họ tóm tắt các bước hành động mà họ sẽ thực hiện sau cuộc trò chuyện của bạn và đổi lại bạn cũng làm như vậy.
- Yêu cầu phản hồi về giao tiếp của bạn. Còn cách nào tốt hơn để học hỏi và phát triển hơn là nhận được phản hồi thẳng thắn từ đồng nghiệp của bạn.
- Tóm tắt cuộc hội thoại bằng email. Bắt đầu và kết thúc mỗi cuộc giao tiếp bằng một bản tóm tắt các điểm chính, và chia sẻ lại với đối phương thông qua email. Chắc chắn rằng đối phương cũng hiểu và nắm rõ những ý chính giống như bạn.
- Điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn cho phù hợp với đối phương. Nếu bạn muốn tối đa hóa hiệu quả của giao tiếp, hãy thử điều chỉnh văn phong để phù hợp với đối phương. Cách nói chuyện với nhân viên sẽ khác cách nói chuyện với đối tác, cổ đông, hoặc những người trong ban giám đốc.
- Lắng nghe khi người khác nói. Kể cả khi người đang nói là nhân viên cấp dưới của bạn. Khi bạn ngừng suy nghĩ về những gì bạn sẽ nói tiếp theo và thực sự lắng nghe những gì đối phương đang nói, bạn sẽ thấy họ hiểu bạn hơn và tiếp nhận thông tin từ bạn tốt hơn bình thường. Đó cũng là cách bày tỏ sự tôn trọng đối phương.
- Kiểm tra tất cả thông tin liên lạc bằng văn bản: Trước khi nhấn gửi, đọc lại, đọc lại và sau đó đọc lại một lần nữa.
3. Kỹ năng tổ chức – cách điều hành công sở thông minh
Sắp xếp, tổ chức các hoạt động theo quy trình là một trong những kỹ năng điều hành công sở quan trọng nhất cần có nhưng thường bị đánh giá thấp. Kỹ năng tổ chức đòi hỏi sự tư duy sáng tạo, chú ý đến chi tiết, lập kế hoạch, ủy quyền, sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân tích quy trình làm việc.
Là một người điều hành công sở, khó khăn của bạn ở chỗ bạn không chỉ tổ chức bản thân, bạn còn giữ cho toàn bộ văn phòng có tổ chức. Nếu mọi thứ trở nên quá rối rắm và chồng chéo, hãy thử rút lại một số chiến lược sau để giúp bạn luôn dẫn đầu mọi thứ:
-
Chủ động dự báo nguy cơ. Đôi khi có thể không tránh khỏi các sự cố, nhưng hãy lập kế hoạch càng chi tiết càng tốt để bạn có thể tránh khỏi tình trạng hỗn loạn. Lên timeline, vạch ra các công việc cần làm cho dự án, lường trước các nguy cơ có thể xảy ra và đề xuất cách xử lý.
-
Bắt đầu sớm. Luôn cho bản thân nhiều thời gian hơn mức cần thiết; deadline thường là thủ phạm chính làm gia tăng căng thẳng trong công việc.
- Phát triển quy trình hệ thống. Từ việc nộp hồ sơ đến hoàn thành bảng lương, hãy cố gắng phát triển các quy trình hiệu quả phù hợp với phong cách của công ty. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cho công việc lặp đi lặp lại.
- Ủy nhiệm. Hãy giao quyền lực khi có thể, điều quan trọng là bạn phải trút bỏ gánh nặng và tin tưởng người khác sẽ làm hết sức mình.
- Giảm thiểu sự gián đoạn. Đa nhiệm có thể khiến bạn kém hiệu quả hơn, vì vậy điều quan trọng là bạn phải cố gắng giải quyết từng việc một. Điều đó thật khó thực hiện, đặc biệt là khi bạn luôn có những người cần điều gì đó từ bạn, nhưng học khi nào nên nói không (hoặc thực sự giỏi trong việc che giấu) có thể giúp bạn tập trung. Và đừng quên điện thoại di động có vấn đề, đó là một trong những điều khiến chúng ta mất tập trung nhất. Nếu bạn là người luôn cố gắng giữ cho điện thoại của mình không hoạt động, hãy thử tải xuống các ứng dụng năng suất như Flora hoặc Forest để giúp bạn tập trung và không bị mất điện thoại.
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề tại công sở
Là một người điều hành công sở, bạn thường là đầu mối liên hệ của bất kỳ ai hoặc có bất cứ điều gì sai trái và khi điều này xảy ra, bạn phải trực tiếp xử lý hoặc đưa ra quyết định … Điều đó yêu cầu các giải pháp sáng tạo, khả năng lãnh đạo, quyết định và tất nhiên, sự kiên nhẫn.
-
Tập trung vào giải pháp. Mặc dù điều quan trọng là phải hiểu nguyên nhân gây ra vấn đề ngay từ đầu, nhưng cách giải quyết vấn đề hiệu quả nhất là nên tập trung vào những gì cần phải làm và không cố gắng truy cứu những gì đã xảy ra.
- Hãy bình tĩnh và trung lập. Đây là điều hiển nhiên, đôi khi việc giải quyết một vấn đề sẽ bị ảnh hưởng bởi cảm xúc, cảm tính thay vì lý trí và khả năng phán đoán logic.
- Trao đổi nhóm. Khai thác điểm mạnh của nhóm và yêu cầu một cái nhìn mới mẻ về vấn đề bạn đang đối mặt – bạn sẽ ngạc nhiên về khả năng sáng tạo của đồng nghiệp hay cấp dưới.
- Liệt kê nhiều giải pháp. Liệu có giải pháp nào tốt hơn không? Luôn tự hỏi bản thân, đưa ra ít nhất 2 lựa chọn thay thế cho vấn đề bạn đang gặp phải.
5. Tự tin – không thể thiếu ở nhà điều hành công sở
Để thành công trong bất cứ điều gì bạn đảm nhận đều bắt đầu từ điều cốt lõi – sự tự tin và niềm tin vào khả năng của bạn. Khi chúng ta nghi ngờ bản thân, mọi thứ chúng ta đảm nhận dường như khó hơn.
-
Tránh tự nói với bản thân một cách tiêu cực: Cách bạn nói với chính mình tạo nên sức mạnh ý chí. Hãy tử tế với bản thân và đừng tự trách móc bản thân nếu bạn đã mắc sai lầm. Chấp nhận những lời khen ngợi và tán dương khi bạn thành công. Bạn xứng đáng với nó
-
Xác định điểm mạnh của bạn: “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, hiểu bản thân để khai thác những điểm mạnh, đặt nó vào công việc, hướng tới mục tiêu cần đạt. Cũng như vậy, với doanh nghiệp của mình, bạn cần hiểu thế mạnh nội tại, kết hợp với cơ hội để hoàn thành mục tiêu, tạo bứt phá tăng trưởng.
- Tạo một môi trường vui vẻ: Một nơi làm việc vui vẻ và hợp tác sẽ nâng cao sự tự tin của mọi người. Nếu môi trường làm việc tại công ty bạn quản lý không tạo ra niềm hứng khởi cho nhân viên, rất khó để họ cố gắng hết mình và tự tin thể hiện bản thân.
6. Kỹ năng sử dụng công nghệ trong điều hành công sở
Với tư cách là người điều hành công sở, bạn rất có thể đảm nhận công việc lập lịch trình của nhân viên, việc đi lại của công ty, tính lương và các nhiệm vụ khác thường được quản lý thông qua phần mềm hiện đại và các giải pháp trực tuyến. Từ kiến thức cơ bản về Excel / Google Documents đến các công cụ tự động hóa khác nhau, việc ứng dụng các phần mềm kỹ thuật này là chìa khóa để tăng hiệu quả.
Trong tình hình hiện nay khi dịch bệnh covid-19 còn phức tạp, xu hướng chuyển đổi số ở các doanh nghiệp bắt đầu diễn ra mạnh mẽ. Áp dụng các thành tựu công nghệ thông tin vào quản trị tổ chức, sản xuất – kinh doanh là cách nhanh nhất để thích ứng và tạo động lực phát triển.
Nói chung, các kỹ năng có thể được học theo thời gian. Nếu bạn thấy mình thiếu một trong những kỹ năng điều hành công sở được liệt kê ở trên, tất cả những gì bạn cần là kiên nhẫn và luyện tập để trở nên tốt hơn. Với thái độ đúng đắn và sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, việc thành thạo cả sáu kỹ năng sẽ trở nên dễ dàng đối với bạn.