[Từ A – Z] Hướng dẫn về Thiết kế tổ chức

Sơ đồ tổ chức hình kim tự tháp được gọi là biểu đồ tổ chức phân cấp. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức phổ biến nhất – chuỗi mệnh lệnh đi từ cấp cao nhất (ví dụ: Giám đốc điều hành hoặc người quản lý xuống nhân viên cấp thấp).

Ưu điểm

• Xác định rõ hơn các cấp quyền hạn và trách nhiệm
• Nhân viên biết trao đổi trực tiếp với ai mỗi khi cần xin ý kiến.
• Tạo động lực cho nhân viên với con đường sự nghiệp rõ ràng và cơ hội thăng tiến
• Phân công chuyên môn rõ ràng cho mỗi nhân viên
• Tạo mối quan hệ thân thiết giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận

Nhược điểm

• Có thể làm chậm sự đổi mới hoặc những thay đổi quan trọng do bộ máy hành chính cồng kềnh
• Có thể khiến nhân viên hành động vì lợi ích của bộ phận thay vì toàn bộ công ty
• Có thể khiến nhân viên cấp thấp hơn cảm thấy như họ có ít quyền sở hữu hơn và không thể bày tỏ ý tưởng của mình cho công ty

Tương tự như cơ cấu tổ chức phân cấp, cơ cấu tổ chức chức năng bắt đầu với các vị trí có mức trách nhiệm cao nhất ở trên cùng và đi xuống từ đó. Tuy nhiên, về cơ bản, nhân viên được tổ chức theo các kỹ năng cụ thể và chức năng tương ứng của họ trong công ty. Mỗi bộ phận riêng biệt được quản lý độc lập.

Ưu điểm

• Cho phép nhân viên tập trung vào vai trò của họ
• Khuyến khích chuyên môn hóa
• Giúp các nhóm và phòng ban tự quyết định
• Có thể dễ dàng mở rộng quy mô trong bất kỳ công ty quy mô nào

Nhược điểm

• Có thể tạo sự tách biệt trong một tổ chức
• Gây trở ngại cho giao tiếp giữa các bộ phận

Không thể rõ ràng các quy trình và chiến lược cho các thị trường hoặc sản phẩm khác nhau trong một công ty

Cơ cấu tổ chức theo chiều ngang hoặc phẳng phù hợp với các công ty có ít cấp độ giữa quản lý cấp trên và nhân viên ở cấp độ nhân viên. Nhiều doanh nghiệp mới thành lập (start-

1. up) áp dụng cách này trước khi phát triển đủ lớn để xây dựng các phòng ban khác nhau.

Ưu điểm

• Trao cho nhân viên nhiều trách nhiệm hơn
• Thúc đẩy giao tiếp cởi mở hơn
• Cải thiện khả năng phối hợp và tốc độ triển khai các ý tưởng mới

Nhược điểm

• Có thể tạo ra sự nhầm lẫn vì nhân viên không có người giám sát rõ ràng để báo cáo
• Có thể tạo ra những nhân viên có kỹ năng và kiến ​​thức tổng quát hơn

Có thể khó duy trì một khi công ty phát triển vượt quá trạng thái mới thành lập

Trong cơ cấu tổ chức này, các phòng ban bộ phận của công ty có quyền kiểm soát các nguồn lực của riêng họ, về cơ bản hoạt động giống như công ty của chính họ trong tổ chức lớn hơn.

Mỗi bộ phận có thể có nhóm tiếp thị, nhóm bán hàng, nhóm CNTT, v.v. Thiết kế này hoạt động tốt cho các công ty lớn vì nó trao quyền cho các bộ phận khác nhau để đưa ra quyết định mà không cần tất cả mọi người phải báo cáo cho một số giám đốc điều hành.

Ưu điểm

• Giúp các công ty lớn luôn linh hoạt
• Cho phép phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của ngành hoặc nhu cầu của khách hàng
• Thúc đẩy sự độc lập, tự chủ và cách tiếp cận tùy chỉnh

Nhược điểm

• Có thể dễ dẫn đến tài nguyên trùng lặp gây lãng phí
• Có thể khó khăn hơn trong giao tiếp giữa sở chỉ huy và các bộ phận của nó
• Có thể dẫn đến việc một công ty phải cạnh tranh với chính nó

Sơ đồ tổ chức ma trận trông giống như một mạng lưới và nó hiển thị các nhóm chức năng chéo hình thành cho các dự án đặc biệt.

Ví dụ, một kỹ sư có thể thường xuyên thuộc bộ phận kỹ thuật (do giám đốc kỹ thuật lãnh đạo) nhưng lại làm việc trong một dự án tạm thời (do giám đốc dự án lãnh đạo). Sơ đồ tổ chức ma trận giải thích cho cả hai vai trò này.

Ưu điểm

• Cho phép người giám sát dễ dàng lựa chọn các cá nhân theo nhu cầu của dự án
• Cung cấp một cái nhìn năng động hơn về tổ chức
• Khuyến khích nhân viên sử dụng các kỹ năng của họ ở nhiều năng lực khác nhau ngoài vai trò ban đầu của họ

Nhược điểm

• Có thể xung đột giữa quản lý bộ phận và quản lý dự án
• Dễ bị thay đổi thường xuyên hơn các loại hình thiết kế tổ chức khác

Cơ cấu tổ chức nhóm có nghĩa là phá vỡ hệ thống phân cấp truyền thống, tập trung nhiều hơn vào việc giải quyết vấn đề, hợp tác và trao cho nhân viên nhiều quyền kiểm soát hơn.

Ưu điểm

• Tăng năng suất, hiệu suất và tính minh bạch bằng cách chia nhỏ các silo
• Thúc đẩy một tư duy phát triển
• Thay đổi mô hình nghề nghiệp truyền thống bằng cách thúc đẩy mọi người di chuyển theo chiều ngang
• Coi trọng kinh nghiệm hơn là thâm niên
• Yêu cầu quản lý tối thiểu
• Phù hợp tốt với các công ty nhanh nhẹn

Nhược điểm

• Đi ngược lại khuynh hướng tự nhiên của nhiều công ty về thiết kế phân cấp thuần túy

Là kiểu doanh nghiệp có tất cả các dịch vụ trong công ty, xếp đặt hàng loạt các nhà cung cấp, nhà thầu phụ, dịch giả tự do, địa điểm ngoại vi và văn phòng đại diện trong cùng một hệ thống.

Một cơ cấu tổ chức kiểu hệ sinh thái có ý nghĩa về sự lan tỏa của các nguồn lực. Nó cũng có thể mô tả một thiết kế bên trong tập trung nhiều hơn vào giao tiếp cởi mở và các mối quan hệ hơn là hệ thống phân cấp.

Ưu điểm

• Hình dung trang web phức tạp của các mối quan hệ tại chỗ và bên ngoài trong các công ty
• Cho phép các công ty linh hoạt và nhanh nhẹn hơn
• Cung cấp thêm quyền lực cho tất cả nhân viên để cộng tác, chủ động và đưa ra quyết định
• Giúp nhân viên và các bên liên quan hiểu quy trình và quy trình làm việc

Nhược điểm

• Dễ trở nên quá phức tạp khi xử lý nhiều quy trình ngoại vi
• Có thể khiến nhân viên khó biết ai là người có tiếng nói cuối cùng