[Từ A – Z] Hướng dẫn về Thiết kế tổ chức

Thiết kế tổ chức là một lĩnh vực vừa cần tính khoa học, logic, vừa cần tính sáng tạo. Để xây dựng một hệ thống, trong đó mọi người có thể làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung là quá trình rất phức tạp và không dễ để thực hiện. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu về Thiết kế tổ chức, hãy đọc bài viết này!

Thiết kế tổ chức nghĩa là gì?

Thiết kế tổ chức là việc quản lý và thực hiện kế hoạch chiến lược của một tổ chức (công ty, doanh nghiệp). Điều này có nghĩa là, chiến lược của tổ chức sẽ xác định thiết kế nào tối ưu nhất cho tổ chức đó. Như vậy, không có thiết kế nào là tốt nhất, nó đề cao sự phù hợp đối với chiến lược và bối cảnh của tổ chức.
 
Điều này được thể hiện trong hình bên dưới. Thiết kế tổ chức được xác định bởi định hướng chiến lược của công ty, tức là tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của công ty. Những chiến lược này dẫn đến các chiến lược cạnh tranh mà công ty thực hiện thông qua thiết kế tổ chức.

thiet-ke-to-chuc-01

Ví dụ, Công ty A hoạt động trong một thị trường lâu đời và đang tìm cách duy trì vị thế của mình. Công ty này sẽ có chiến lược lãnh đạo chi phí thấp tập trung vào hiệu quả. Về thiết kế tổ chức, công ty này sẽ có quyền lực tập trung, mạnh mẽ, kiểm soát chặt chẽ và có nhiều quy trình hoạt động tiêu chuẩn.

Công ty B là một công ty mới và đang đà phát triển nhanh, nhấn mạnh vào việc học hỏi. Công ty này sẽ có thiết kế đơn giản và linh hoạt hơn, ít tập trung và kiểm soát, khuyến khích sự sáng tạo và chấp nhận rủi ro.

Ở công ty A, việc để xảy ra rủi ro và thất bại sẽ bị kỷ luật trong khi ở công ty B, có khả năng không bị kỷ luật, việc đánh giá và học hỏi từ dự án thất bại sẽ được sử dụng làm bước đệm cho một dự án mới.

thiet-ke-to-chuc-02

Sự khác biệt về thiết kế tổ chức giữa Công ty A và Công ty B

5 nguyên tắc thiết kế tổ chức

Dựa theo cuốn sách “Thiết kế các tổ chức hiệu quả” của Goold & Campbell, Thiết kế tổ chức cần đạt được sự cân bằng giữa năm nguyên tắc. Mỗi nguyên tắc đều có thử nghiệm riêng để xem tình hình hiện tại có phù hợp hay không.

Nguyên tắc này nói rằng nên tồn tại các ranh giới để khuyến khích sự phát triển của các kỹ năng chuyên môn. Khi thiết kế tổ chức, nên tập trung nâng cao mức độ chuyên môn hóa để loại bỏ sự kém hiệu quả trong các hoạt động.

Nguyên tắc này nói rằng việc triển khai các hoạt động nên được phối hợp trong một đơn vị duy nhất. Đơn vị này có thể là phòng, ban chức năng, chi nhánh, v.v.... Việc phối hợp giữa các bộ phận sẽ khó kiểm soát hơn. Những 'liên kết khó' này thông thường sẽ không mang lại lợi ích phối hợp. Trong trường hợp đó, nên đơn giản hóa việc phối hợp, hoặc trách nhiệm nên được trao cho một đơn vị duy nhất.

Nguyên tắc này quy định rằng trách nhiệm nên được giao cho người hoặc nhóm phù hợp nhất để thực hiện. Các mục tiêu, nhiệm vụ nên được phân công cho một người dựa trên kiến ​​thức và chuyên môn của người đó.

Điều này có nghĩa là Giám đốc điều hành không nên tham gia vào mọi quyết định - đặc biệt là các quyết định liên quan đến chuyên môn khác. Giám đốc điều hành chỉ nên nhìn tổng quát và cân bằng các quyết định lớn ảnh hưởng đến tổ chức và chiến lược.

Đây luôn là một sự cân bằng. Trao quyền cho cấp dưới, cho phòng, ban để họ chủ động thực hiện hiệu quả về chi phí và tạo động lực cho nhân viên.

 

Điều này có nghĩa là Giám đốc điều hành sẽ không cần quyết định những khoản chi tiêu nhỏ - hãy cho phép các phòng ban tự kiểm soát để nâng cao khả năng tự thích ứng và hiệu quả công việc.

Nguyên tắc này nói rằng thiết kế cơ cấu tổ chức phải đủ linh hoạt để thích ứng với một thế giới luôn thay đổi. Ví dụ như đại dịch covid-19 là một phép thử “mạnh tay” đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ không đủ sức chống chịu và thay đổi để kịp thời thích ứng với bối cảnh mới.

Năm nguyên tắc này bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác nhau trong môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức. Nó cho phép nhà thiết kế tổ chức (tái) thiết kế và sắp xếp tổ chức với các yếu tố chính ảnh hưởng đến thiết kế tổ chức.

5 yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế tổ chức

Có năm yếu tố ảnh hưởng lớn đến thiết kế tổ chức. Những yếu tố này là:

Chiến lược quy định các mục tiêu ưu tiên của một tổ chức. Đây là yếu tố ảnh hưởng quan trọng nhất của cơ cấu và thiết kế tổ chức.

Môi trường hoạt động của một công ty ảnh hưởng đến chiến lược của nó nhưng cũng quyết định định vị của công ty đó trên thị trường. Trong một môi trường thay đổi nhanh chóng, cần một tổ chức được thiết kế linh hoạt, khả năng thích ứng tốt, ngược lại trong một môi trường ổn định, tổ chức có thể tối ưu hóa để đạt được hiệu quả.

Công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng để ra quyết định, và nó cũng ảnh hưởng đến thiết kế tổ chức. Khi các hệ thống được triển khai và việc ra quyết định dựa trên dữ liệu, cấu trúc và thiết kế của tổ chức - bao gồm cả khả năng kiểm soát theo thứ bậc - sẽ khác với một tổ chức nơi phần lớn dữ liệu được lưu trữ trong các trang tính Excel.

Quy mô tổ chức và vòng đời cũng ảnh hưởng đến cơ cấu và thiết kế của tổ chức. Một công ty 20 người có những thách thức rất khác khi nói đến thiết kế so với một công ty 200.000 người.

Văn hóa tổ chức là một yếu tố quan trọng khác tác động đến cấu trúc và thiết kế của tổ chức - và ngược lại, thiết kế cũng tác động đến văn hóa.

thiet-ke-to-chuc-03

Các loại hình thiết kế tổ chức

Mỗi doanh nghiệp được xây dựng theo một loại hình thiết kế tổ chức phù hợp với phong cách Người lãnh đạo (hoặc Chủ sở hữu). Có 7 loại hình thiết kế tổ chức với các ưu nhược điểm khác nhau:

Sơ đồ tổ chức hình kim tự tháp được gọi là biểu đồ tổ chức phân cấp. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức phổ biến nhất – chuỗi mệnh lệnh đi từ cấp cao nhất (ví dụ: Giám đốc điều hành hoặc người quản lý xuống nhân viên cấp thấp).

thiet-ke-to-chuc-phan-cap

Ưu điểm

  • Xác định rõ hơn các cấp quyền hạn và trách nhiệm
  • Nhân viên biết trao đổi trực tiếp với ai mỗi khi cần xin ý kiến.
  • Tạo động lực cho nhân viên với con đường sự nghiệp rõ ràng và cơ hội thăng tiến
  • Phân công chuyên môn rõ ràng cho mỗi nhân viên
  • Tạo mối quan hệ thân thiết giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận

Nhược điểm

  • Có thể làm chậm sự đổi mới hoặc những thay đổi quan trọng do bộ máy hành chính cồng kềnh
  • Có thể khiến nhân viên hành động vì lợi ích của bộ phận thay vì toàn bộ công ty
  • Có thể khiến nhân viên cấp thấp hơn cảm thấy như họ có ít quyền sở hữu hơn và không thể bày tỏ ý tưởng của mình cho công ty

Tương tự như cơ cấu tổ chức phân cấp, cơ cấu tổ chức chức năng bắt đầu với các vị trí có mức trách nhiệm cao nhất ở trên cùng và đi xuống từ đó. Tuy nhiên, về cơ bản, nhân viên được tổ chức theo các kỹ năng cụ thể và chức năng tương ứng của họ trong công ty. Mỗi bộ phận riêng biệt được quản lý độc lập.

thiet-ke-to-chuc-chuc-nang

Ưu điểm

  • Cho phép nhân viên tập trung vào vai trò của họ
  • Khuyến khích chuyên môn hóa
  • Giúp các nhóm và phòng ban tự quyết định
  • Có thể dễ dàng mở rộng quy mô trong bất kỳ công ty quy mô nào

Nhược điểm

  • Có thể tạo sự tách biệt trong một tổ chức
  • Gây trở ngại cho giao tiếp giữa các bộ phận

Không thể rõ ràng các quy trình và chiến lược cho các thị trường hoặc sản phẩm khác nhau trong một công ty

Cơ cấu tổ chức theo chiều ngang hoặc phẳng phù hợp với các công ty có ít cấp độ giữa quản lý cấp trên và nhân viên ở cấp độ nhân viên. Nhiều doanh nghiệp mới thành lập (start-

  1. up) áp dụng cách này trước khi phát triển đủ lớn để xây dựng các phòng ban khác nhau.

thiet-ke-to-chuc-ngang

Ưu điểm

  • Trao cho nhân viên nhiều trách nhiệm hơn
  • Thúc đẩy giao tiếp cởi mở hơn
  • Cải thiện khả năng phối hợp và tốc độ triển khai các ý tưởng mới

Nhược điểm

  • Có thể tạo ra sự nhầm lẫn vì nhân viên không có người giám sát rõ ràng để báo cáo
  • Có thể tạo ra những nhân viên có kỹ năng và kiến ​​thức tổng quát hơn

Có thể khó duy trì một khi công ty phát triển vượt quá trạng thái mới thành lập

Trong cơ cấu tổ chức này, các phòng ban bộ phận của công ty có quyền kiểm soát các nguồn lực của riêng họ, về cơ bản hoạt động giống như công ty của chính họ trong tổ chức lớn hơn.

Mỗi bộ phận có thể có nhóm tiếp thị, nhóm bán hàng, nhóm CNTT, v.v. Thiết kế này hoạt động tốt cho các công ty lớn vì nó trao quyền cho các bộ phận khác nhau để đưa ra quyết định mà không cần tất cả mọi người phải báo cáo cho một số giám đốc điều hành.

thiet-ke-to-chuc-phan-chia-theo-sp

Ưu điểm

  • Giúp các công ty lớn luôn linh hoạt
  • Cho phép phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của ngành hoặc nhu cầu của khách hàng
  • Thúc đẩy sự độc lập, tự chủ và cách tiếp cận tùy chỉnh

Nhược điểm

  • Có thể dễ dẫn đến tài nguyên trùng lặp gây lãng phí
  • Có thể khó khăn hơn trong giao tiếp giữa sở chỉ huy và các bộ phận của nó
  • Có thể dẫn đến việc một công ty phải cạnh tranh với chính nó

Sơ đồ tổ chức ma trận trông giống như một mạng lưới và nó hiển thị các nhóm chức năng chéo hình thành cho các dự án đặc biệt.

 

Ví dụ, một kỹ sư có thể thường xuyên thuộc bộ phận kỹ thuật (do giám đốc kỹ thuật lãnh đạo) nhưng lại làm việc trong một dự án tạm thời (do giám đốc dự án lãnh đạo). Sơ đồ tổ chức ma trận giải thích cho cả hai vai trò này.

thiet-ke-to-chuc-matrix

Ưu điểm

  • Cho phép người giám sát dễ dàng lựa chọn các cá nhân theo nhu cầu của dự án
  • Cung cấp một cái nhìn năng động hơn về tổ chức
  • Khuyến khích nhân viên sử dụng các kỹ năng của họ ở nhiều năng lực khác nhau ngoài vai trò ban đầu của họ

Nhược điểm

  • Có thể xung đột giữa quản lý bộ phận và quản lý dự án
  • Dễ bị thay đổi thường xuyên hơn các loại hình thiết kế tổ chức khác

Cơ cấu tổ chức nhóm có nghĩa là phá vỡ hệ thống phân cấp truyền thống, tập trung nhiều hơn vào việc giải quyết vấn đề, hợp tác và trao cho nhân viên nhiều quyền kiểm soát hơn.

thiet-ke-to-chuc-nhom

Ưu điểm

  • Tăng năng suất, hiệu suất và tính minh bạch bằng cách chia nhỏ các silo
  • Thúc đẩy một tư duy phát triển
  • Thay đổi mô hình nghề nghiệp truyền thống bằng cách thúc đẩy mọi người di chuyển theo chiều ngang
  • Coi trọng kinh nghiệm hơn là thâm niên
  • Yêu cầu quản lý tối thiểu
  • Phù hợp tốt với các công ty nhanh nhẹn

Nhược điểm

  • Đi ngược lại khuynh hướng tự nhiên của nhiều công ty về thiết kế phân cấp thuần túy

Là kiểu doanh nghiệp có tất cả các dịch vụ trong công ty, xếp đặt hàng loạt các nhà cung cấp, nhà thầu phụ, dịch giả tự do, địa điểm ngoại vi và văn phòng đại diện trong cùng một hệ thống.

Một cơ cấu tổ chức kiểu hệ sinh thái có ý nghĩa về sự lan tỏa của các nguồn lực. Nó cũng có thể mô tả một thiết kế bên trong tập trung nhiều hơn vào giao tiếp cởi mở và các mối quan hệ hơn là hệ thống phân cấp.

thiet-ke-to-chuc-he-sinh-thai

Ưu điểm

  • Hình dung trang web phức tạp của các mối quan hệ tại chỗ và bên ngoài trong các công ty
  • Cho phép các công ty linh hoạt và nhanh nhẹn hơn
  • Cung cấp thêm quyền lực cho tất cả nhân viên để cộng tác, chủ động và đưa ra quyết định
  • Giúp nhân viên và các bên liên quan hiểu quy trình và quy trình làm việc

Nhược điểm

  • Dễ trở nên quá phức tạp khi xử lý nhiều quy trình ngoại vi
  • Có thể khiến nhân viên khó biết ai là người có tiếng nói cuối cùng

Quy trình thiết kế tổ chức

Có 7 bước trong một quy trình thiết kế tổ chức nâng cao:

  • Bước 1
  • Bước 2
  • Bước 3
  • Bước 4
  • Bước 5
  • Bước 6
  • Bước 7

Xây dựng Điều lệ

  • Thiết lập Điều lệ Dự án
  • Tiến hành đánh giá nhanh
  • Đào tạo các nhà lãnh đạo
  • Bắt đầu các chiến lược quản lý thay đổi

Tạo chiến lược

  • Đánh giá SWOT của doanh nghiệp
  • Đánh giá sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị, chiến lược, mục tiêu hiện tại
  • Thiết lập hệ tư tưởng cốt lõi
  • Đặt ra tầm nhìn, chiến lược trong tương lai

Đánh giá

  • Phân tích quy trình, cấu trúc, hệ thống và văn hóa
  • Báo cáo cho nhóm chỉ đạo
  • Tiếp tục các chiến lược quản lý thay đổi

Thiết kế tổ chức

  • Thiết lập các hướng dẫn thiết kế
  • Xác định mô hình kinh doanh
  • Thiết kế lại các quy trình, cấu trúc, hệ thống và văn hóa
  • Xác nhận thiết kế
  • Báo cáo cho nhóm chỉ đạo

Chuyển tiếp:

  • Đưa ra các đề xuất thiết kế
  • Lập kế hoạch thực hiện chi tiết
  • Đào tạo mọi người trong các vai trò / kỹ năng mới
  • Cấu hình lại thiết bị, không gian làm việc

Thực hiện

  • Theo dõi tiến độ
  • Thực hiện cơ cấu tổ chức mới
  • Tiếp tục các chiến lược quản lý thay đổi

Đánh giá & Gia hạn

  • Đánh giá hiệu suất dựa trên thẻ điểm cân bằng
  • Điều chỉnh thiết kế
  • Tiếp tục đào tạo lãnh đạo và nhân viên

Đánh giá hiệu quả thiết kế tổ chức

Khi đã tạo ra một thiết kế tổ chức phù hợp với 5 yếu tố và 5 nguyên tắc đã đề cập ở trên, tổ chức của bạn có thể đạt được sứ mệnh và mục tiêu của mình. Việc đo lường hiệu quả của tổ chức sẽ cung cấp cho người lãnh đạo thông tin đầu vào để tiến hành cải tiến cho tổ chức.
 
Có ba cách tiếp cận để đo lường hiệu quả của tổ chức. Các cách tiếp cận tương ứng với các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất kinh doanh. Đây là mô hình đầu vào – quá trình – đầu ra (IPO). Ở mỗi bước, hiệu quả của tổ chức có thể được đo lường.
 
  1. Chỉ số đầu tiên về hiệu quả của tổ chức là cách tiếp cận dựa trên nguồn lực. Cách tiếp cận này xem xét đầu vào và đánh giá tính hiệu quả bằng cách đánh giá xem tổ chức có thu được một cách hiệu quả các nguồn lực cần thiết để đạt được hiệu suất cao hay không.
  2. Phương pháp tiếp cận quy trình nội bộ xem xét quá trình sản xuất kinh doanh, đánh giá mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực nội bộ và hiệu quả kinh tế.
  3. Chỉ số thứ ba là cách tiếp cận mục tiêu. Cách tiếp cận này đánh giá hiệu quả bằng cách xem tổ chức đạt được các mục tiêu tốt như thế nào. Chìa khóa ở đây là tập trung vào các mục tiêu hoạt động, vì chúng dễ xác định và đo lường.

thiet-ke-to-chuc-04

Nhìn chung, bạn cần xem xét 5 nguyên tắc chính khi thiết kế tổ chức, đó là phối hợp, chuyên môn hóa, kiến thức và năng lực, kiểm soát và cam kết, đổi mới và thích ứng.
 
Đừng bỏ qua các yếu tố ảnh hưởng đến các nguyên tắc này. Điều này bao gồm chiến lược tổ chức, môi trường bên ngoài, công nghệ, quy mô tổ chức và vòng đời, và văn hóa tổ chức. Những yếu tố này gây áp lực lên các nguyên tắc thiết kế tổ chức khác nhau.
 
Sự tương quan giữa năm nguyên tắc sẽ xác định tổ chức như thế nào. Một tổ chức có sự phối hợp cao sẽ có tính kết nối cao nhưng cùng với đó bắt buộc phải chuyên môn hóa. Một tổ chức có khả năng kiểm soát và cam kết tốt sẽ mất dần khả năng đổi mới và thích ứng.
 
Cuối cùng, thiết kế tổ chức là về việc đưa ra các quyết định cân bằng sẽ mang lại cho tổ chức một lợi thế cạnh tranh và điều đó sẽ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.