Nội dung chính của bài viết
Theo quan điểm quản trị cổ điển, xác định mục tiêu và lập kế hoạch là kỹ năng tối quan trọng của các nhà quản lý trong công ty. Tuy nhiên, theo tư duy hiện đại thì quản trị mục tiêu còn phải được làm tốt ở từ trên xuống dưới thì doanh nghiệp mới bền vững. Đó cũng là cách để Google trở từ 1 start-up nhỏ trong 1 nhà xe ở ngoại ô trở thành tập đoàn hàng đầu thế giới.
Tại sao nên xác định mục tiêu và lập kế hoạch theo Google
Câu chuyện nền tảng về phương pháp xác định mục tiêu và lập kế hoạch xuất sắc của Google bắt đầu từ khi John Doerr từ Intel trở thành nhà đầu tư của Google. John đã trình bày cho nhóm sáng lập trẻ, bao gồm Larry Page, Sergey Brin, Marissa Mayer, Susan Wojcicki và Salar Kamangar như sau:
| Mục tiêu | Xây dựng mô hình lập kế hoạch cho công ty của họ, được đo lường bằng ba kết quả chính: |
| Kết quả 1 | Tôi sẽ hoàn thành bài thuyết trình của mình đúng giờ. |
| Kết quả 2 | Chúng tôi sẽ tạo một bộ mẫu Google OKR hàng quý. |
| Kết quả 3 | Tôi muốn đạt được thỏa thuận quản lý cho bản dùng thử OKR ba tháng. |
Kể từ đó, Google thiết lập chiến lược công ty của mình với khung quản lý này và liên tục gặt hái hết thành công này đến thành công khác.
Lịch sử đã ghi nhận các dấu mốc phát triển không tưởng từ cỗ máy tìm kiếm, trình duyệt web được có nhiều người dùng nhất Google Chrome, phần mềm dành cho smartphone Android, hệ điều hành Chrome OS, đến các dịch vụ đáp ứng nhu cầu của người dùng không chỉ trong công việc (Gmail, Google workplaces, Google maps, Google calendar, Google drive,…) mà còn giải trí, kết nối xã hội (Youtube, Google Duo). Có thể nói, Google đã trở thành một phần không thể thiếu của thế giới.
Google thành công nhờ cách xác định mục tiêu và lập kế hoạch
Với thành tựu đó, chúng ta còn lý do nào để bỏ qua cơ hội học hỏi cách xác lập mục tiêu và lập kế hoạch từ người khổng lồ Google hay không?
OKRs_Công cụ dùng để xác định mục tiêu và lập kế hoạch
Bảng trình chiếu powerpoint của John Doerr ở trên được Google sử dụng như một công cụ chính để xác định những mục tiêu đầy tham vọng và lập kế hoạch kể từ ngày mới thành lập trong 1 gara để xe ở ngoại ô đến khi trở thành trung tâm của Thung lũng Silicon.
Gọi tên chính xác công cụ đó là OKRs – hệ thống xác định mục tiêu và lập kế hoạch bao gồm 2 thành phần:
- Mục tiêu (O_Objective)
- Kết quả then chốt (KRs_Key Results).
Việc thiết lập OKRs giúp trả lời được 2 câu hỏi:
- Tôi muốn đi đâu? Câu trả lời này giúp xác định mục tiêu.
- Tôi sẽ làm thế nào đến được đó không? Câu trả lời này giúp xác định từng cột mốc để đạt mục tiêu hay còn gọi là kết quả then chốt.
Trên thực tế, Google thường động viên nhân viên đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng cho cả tổ chức và cá nhân. Dĩ nhiên, họ thừa biết việc tạo ra những mục tiêu không thể đạt được có thể bị xem là một thất bại trong việc xác định mục tiêu và lập kế hoạch.
Xác định mục tiêu và lập kế hoạch sai lầm là thất bại
Tuy nhiên, tại Google lại ít khi xảy ra những trường hợp bị xem là thất bại. Vì những mục tiêu tưởng chừng như xa vời lại có xu hướng thu hút những người giỏi nhất và tạo ra môi trường làm việc thú vị nhất. Họ đặt cược tất cả công sức vào các OKRs và cố gắng hoàn thành chúng nhiều hơn mức họ có thể nghĩ ra.
Hơn nữa, ngay cả gặp khi không hoàn thành một OKRs nào đó, các nhóm và cá nhân đã vượt ra khỏi vùng an toàn của họ, học cách tập trung, sắp xếp và ghi nhận bài học trực chiến từ cả thành công và thất bại.
Với quan điểm ghi nhận cả hành trình cố gắng chứ không hoàn toàn nằm ở kết quả, Google xác định OKRs hiệu quả khi đạt được 70% mục tiêu, còn nếu đạt được đầy đủ mục tiêu được xem là phi thường và mọi thành quả đều được công khai và tuyên dương trong tổ chức.
Vậy chìa khóa để xác định mục tiêu và lập kế hoạch thành công tại Google là gì?
Với cách làm này, bất cứ đối tượng nào, tổ chức hay cá nhân đều có thể ứng dụng OKRs như Google để xác định mục tiêu và lập kế hoạch từ công việc đến cuộc sống.
Các bước xác định mục tiêu và lập kế hoạch
3.1. Brainstorming
Phác thảo trước nội dung là bước tối quan trọng trước khi mang ra thảo luận hoặc quyết định chính thức để xác định mục tiêu và lập kế hoạch.
Brainstorming là bước đầu tiên xác định mục tiêu và lập kế hoạch
Hãy để trí não tự do và trung thực với những gì bạn và những cộng sự thực sự mong muốn. Hãy động viên mọi người viết xuống bất cứ gì quan trọng, đừng phán xét, đừng chế nhạo hay cố tình hướng đến mong muốn chủ quan của riêng cá nhân nào.
Các câu hỏi cần xem xét:
- Chúng ta cần hoàn thành những gì trong năm nay?
- Những điều quan trọng nhất mà chúng ta có thể làm trong 90 ngày tới là gì?
- Chúng ta nên tập trung nỗ lực ở đâu?
Từ đó, công ty có cơ hội thấu hiểu được mong muốn của từng cá nhân và có thể nhiều trong số đó là nguyên liệu giá trị cho việc xác định mục tiêu và lập kế hoạch cho tổ chức.
Việc của tổ chức là chọn lựa phương án nào là quan trọng để vừa cho công ty phát triển, vừa thỏa mãn được nhu cầu cá nhân.
3.2. Xác định mục tiêu và lập kế hoạch (xác định OKRs)
Đây là bước xác định đích đến và những việc cần làm.
Các mục tiêu phải đạt tiêu chí: tham vọng, định hướng hành động và truyền cảm hứng. Mỗi thời kỳ (5 năm, 3 năm, 1 năm, 1 quý) không nên có nhiều hơn 3-4 mục tiêu.
Xác định các mục tiêu đúng và đủ trước khi lập kế hoạch
Các kế hoạch phải thỏa điều kiện có thể đo lường được, cụ thể về số lượng, chất lượng.
Ví dụ:
Mục tiêu toàn công ty: chiếm 75% thị phần trong năm 2022
Kế hoạch của từng đội như sau:
- Đội OKR 1
- Sản phẩm phải nổi bật trên trang nhất tìm kiếm.
- Nhận 100 triệu lượt tải xuống.
- Đội OKR 2
- Tăng số lượng nhân viên thêm 02 người
- Nhân viên có kinh nghiệm ít nhất 03 năm.
- Đội OKR 3
- Xây dựng cơ sở hạ tầng tốt hơn để hỗ trợ khách hàng của chúng tôi: phầm mềm bán hàng tích hợp thêm đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.
- Đội OKR 4
- Cắt giảm các chi phí quản lý xuống 12%.
- Tăng cường đầu tư cho công nghệ 5%.
3.3. Thiết kế kế hoạch hành động (actions)
Bảng mô tả hành động các bước được thực hiện sau khi xác định mục tiêu và lập kế hoạch với khung thời gian cụ thể.
Ví dụ bên trên:
Mục tiêu toàn công ty: chiếm 75% thị phần trong năm 2022
Kế hoạch của đội 1 như sau:
- Đội OKR 1
- Sản phẩm phải nổi bật trên trang nhất tìm kiếm trong từng tháng
| Hành động | Thời gian | Chi tiết | |
| Từ ngày | Đến ngày | ||
| 1 | Nghiên cứu hành vi và insight tìm kiếm của khách hàng mục tiêu. | ||
| 2 | Chọn lọc danh sách từ khóa chuẩn SEO. | ||
| 3 | Thiết kế hình ảnh và các bài thuyết minh theo từ khóa chuẩn SEO. | ||
| 4 | Đăng ảnh sản phẩm. | ||
| 5 | Theo dõi xếp hạng và điều chỉnh. | ||
3.4. Phân công nhóm và cá nhân phụ trách
Mỗi OKRs và bảng kế hoạch hành động đều có đội nhóm và cá nhân được phân công chịu trách nhiệm thực hiện từng nhiệm vụ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
Phân công ngay khi xác định mục tiêu và lập kế hoạch
3.5. Theo dõi tiến độ thực hiện
Sau khi đã xác định mục tiêu và lập kế hoạch chi tiết bằng OKRs, hãy sử dụng chúng trong các cuộc họp nhân viên và cập nhật công khai từng kết quả tiến bộ quan trọng trong từng quý, năm.
Không thể thiếu tiến độ sau khi xác định mục tiêu và lập kế hoạch
3.6. Báo cáo kết quả và đánh giá lại hiệu quả xác định mục tiêu và lập kế hoạch trên toàn công ty
Kết quả của từng cá nhân, đội nhóm trong nội bộ Google được ghi nhận và minh bạch theo thang điểm từ 0% đến 100%.
Kết quả < 60%:Mục tiêu hoặc cách làm cần được xem xét lại vì cả đội cũng đã cố gắng trong suốt thời gian qua, hoặc những gì bạn thể hiện chưa đúng với khả năng của bạn. Bạn có thể xem xét thay đổi về công việc của chính mình, mục tiêu và cả cách làm để đạt kết quả tốt hơn.
Các mục tiêu đã được xem như hoàn thành. Thành quả của mọi người xứng đáng được công nhận. Phát huy và làm tốt hơn nữa từ khâu xác định mục tiêu và lập kế hoạch, đến nâng cao năng lực và thực thi.
Kết quả > 70%:Wow, những ai đạt được mức độ này quả là phi thường. Mà nè, mọi người xem lại mục tiêu có phải chưa đủ tham vọng so với đội siêu năng lực như thế không?
Kết quả test tính đúng đắn của xác định mục tiêu và lập kế hoạch
Kết quả của OKRs không đồng nghĩa với đánh giá nhân viên. Đó chỉ là bảng ghi nhận hành trình trưởng thành của cá nhân và đội nhóm trong việc đóng góp vào thành công của công ty. Do đó, mọi trường làm việc tại đây được xem là cởi mở và khuyến khích sáng tạo bậc nhất hành tinh.
Nhìn chung, xác định mục tiêu và lập kế hoạch chưa bao giờ là việc dễ dàng. Nếu phù hợp và tạo động lực mạnh mẽ thì thành công, ngược lại thì mất thêm nhiều thời gian và thử thách hơn để chỉnh sửa, hoàn thiện hơn. Đó là lý do bài viết này đề xuất một công cụ đã được kiểm chứng áp dụng thành công không chỉ tại Google mà còn rất nhiều công ty hàng đầu thế giới.
Twitter đã áp dụng xác định mục tiêu và lập kế hoạch theo Google
Tuy nhiên, vẫn có thể có những thách thức nhất định khi thay đổi hoặc thiết lập mới hệ thống OKRs cho cá nhân và công ty cho dù là thời điểm ban đầu hay trong giai đoạn cải tiến, nhưng cũng đừng vì thế mà lo sợ sai lầm vì mỗi lần có vấn đề phát sinh là cơ hội để hoàn thiện hơn. Chúc các bạn thành công trong việc xác định mục tiêu và lập kế hoạch cho bản thân và công ty!
Tham khảo video cách Google xác định mục tiêu và lập kế hoạch với OKRs bên dưới:
Đây là bài viết CHIA SẺ GIÁ TRỊ và KẾT NỐI CỘNG ĐỒNG CÁC NHÀ KHỞI NGHIỆP CHUYÊN NGHIỆP của VINALINK. Để đồng hành cùng chúng tôi, mời bạn tham gia group….để hướng đến một nhà khởi nghiệp thành công.